Mit Adobe Sign unkompliziert Dokumente unterzeichnen lassen

Durch die Komplexität der Aufgaben, die Speditionen zu erledigen haben, wird ein vollautomatisches Aufgabenmanagement vermutlich nur mithilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) realisierbar sein – und hier stünden die Entwicklungskosten absolut nicht im richtigen Verhältnis zum Nutzen.

Deshalb macht es Sinn, sich einzelne Bereiche anzuschauen, in denen besonders zeitintensive Aufgaben anfallen, die mit einem moderaten Budget softwaretechnisch unterstützt werden können.

Eine Möglichkeit, um offene Aufgaben im Vertragsmanagement schneller von Ihrem Schreibtisch zu bekommen, ist es, Dokumente digital zu signieren.

Signieren von Dokumenten

Mit Adobe Pro DC oder anderer Drittanbieter-Software können Sie Dokumente digital versenden und mit einem eIDAS- konformen Zertifikat versehen. Hierdurch wird ein Prüfprotokoll erstellt, welches E-Mail Adresse, IP und Uhrzeit während der Unterzeichnung dokumentiert. (Dies stellt keine Rechtsberatung dar.)

Durch das eIDAS kann ein rechtlich verbindlicher Vertrag geschlossen werden. So lässt beispielsweise auch DATEV die Steuerberater und Wirtschaftsprüfer signieren.

Wer bereits Adobe Pro DC verwendet, kann die „Adobe Sign“ Funktion direkt nutzen, da sie im Funktionsumgang bereits enthalten ist und sofort ohne einen großen Implementierungsaufwand startklar ist.

Adobe Pro DC

Die Auswahl an Lösungen zur rechtskonformen, digitalen Dokumentensignatur ist groß. Der Marktführer für e-Signaturen ist Adobe. Im Folgenden finden Sie ein Beispiel, wie Sie mit Adobe DC mit nur ein paar Klicks ein Dokument versenden können und über den Status der rechtskonformen Unterzeichnung informiert werden.

SharePoint Online und Adobe Pro DC

Es gibt mehrere Methoden, um Dokumente unkompliziert zu signieren. Neben dem manuellen Hochladen in die Adobe Cloud besteht auch die Möglichkeit, Adobe Pro DC mit SharePoint Online über die Desktop App zu verknüpfen.

Hierdurch erhalten Sie Zugriff auf die freigegeben SharePoint-Ordner und können die Dokumente bequem zum Signieren weiterverarbeiten. Befinden sich Text-Dokumente im Ordner können diese mit nur einem Klick in das PDF-Format umgewandelt werden, welches zum Signieren benötigt wird.

Zugriff auf SharePoint Dokumente über Adobe Acrobat Pro DC

Durch die Funktion “Ausfüllen und unterschreiben” können Sie Dokumente selbst signieren oder eine Signatur von einer anderen Person anfragen. Treffen Sie die letztere Auswahl, tragen Sie die E-Mail-Adresse des entsprechenden Empfängers ein. Daraufhin öffnet sich das PDF-Dokument, auf dem Sie nun ganz einfach per Drag & Drop die relevanten Felder platzieren können.

Haben Sie alle Felder im Dokument platziert, können Sie das Dokument zum Signieren versenden.

Nach dem Ausfüllen der Felder bekommen alle Beteiligten unmittelbar ein rechtskonform signiertes Dokument per E-Mail zugesendet.

Neben dem Vorteil, dass bei diesem Ablauf keine zusätzlichen Gebühren für das Signieren anfallen, müssen die signierten Dokumente jedoch manuell in dem jeweils richtigen Ordner abgelegt werden.

Adobe Sign für Teams

Werden sehr viele Dokumente signiert, kann der Ablauf in Verbindung mit SharePoint Online weiter automatisiert werden.

Adobe Sign mit SharePoint Online nutzen

Für die Integration von Adobe Sign für Teams in SharePoint Online wird eine entsprechende Lizenz benötigt.

Mit einer einzelnen Lizenz können hierbei 9 User Adobe Sign nutzen und 150 Dokumente signieren. Sind diese aufgebraucht, kann eine weitere Lizenz erworben werden.

Der Vorteil dieser Variante ist, dass die Dokumente direkt aus dem SharePoint Online versendet werden können, wo sich nach dem Signieren dann eine Kopie als signiertes Dokument befindet.