Dokumentenverwaltung mit Office 365 und SharePoint Online

“Indem wir in Ihrem Unternehmen ein Dokumentenmanagement einführen, werden Ihre Mitarbeiter weniger Zeit auf das Suchen von Dokumenten verwenden und können sich besser auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.”

In den meisten Unternehmen wird Office 20xx eingesetzt. Diese Kauf-Lizenzen können Sie ganz leicht um die modernen Office 365 bzw. Microsoft 365 Lizenzen erweitern. Hierdurch erhalten Sie die Möglichkeit, die Dokumentenmanagement-Funktionalitäten von SharePoint Online zu verwenden. Für alle Unternehmen, die bereits Office 365 im Einsatz haben, ist dies ohne Zusatzkosten möglich.

SharePoint-Online

SharePoint ist ein sehr mächtiges Tool, welches aus meiner Sicht oft unterschätzt wird. Sobald Sie sich jedoch intensiver mit dem Tool beschäftigen oder das Tool professionell optimieren lassen, werden Ihnen die vielfältigen nützlichen Funktionalitäten bewusst werden.
Grundlegend können Sie diese Plattform nutzen, um Prozesse zu optimieren und um wieder Herr über die Dokumentenflut in Ihrem Unternehmen zu werden.

Dokumentenemanagement (DMS) in Light

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In SharePoint Online kann jede Abteilung individuelle Bibliotheken mit dedizierten Zugriffsrechten anlegen. Für die Geschäftsführung und Teamleiter können Bereiche mit eingeschränkten Zugriffsrechten erzeugt werden, die der Rest des Teams dementsprechend nicht einsehen kann.

Dokumente, die mit einem Multifunktionsgerät eingescannt werden, können aus dem Windows File System per Drag and Drop in eine Bibliothek verschoben werden. Damit das Dokument innerhalb von SharePoint Online per Suchfunktion gefunden werden kann, muss das gescannte Dokument per OCR verschlagwortet werden. In der Regel geschieht dies im Zusammenspiel mit der Scanner-Hardware und einer OCR Software. 

Wurde das gescannte Dokument in ein durchsuchbares PDF File umgewandelt, führt SharePoint Online 
im Hintergrund die Indexierung des Dokumentes durch. So kann das Dokument wenige Sekunden später per Suchfunktion gefunden werden, selbst wenn es versehentlich in einem falschen Ordner abgelegt wurde. Ihre SharePoint Online Bibliotheken werden kontinuierlich mit Informationen angereichert und es entsteht ein Wissensmanagement-System.

Mit SharePoint Online können Sie die Dokumente in Ihrem Unternehmen außerdem mit anderen Mitarbeitern gemeinsam bearbeiten. Eine Versionierung erfolgt automatisch. Auch besteht die Möglichkeit, von unterwegs per App auf sämtliche Dokumente zuzugreifen. Somit wird ein produktives Arbeiten auch über mehrere Standorte hinweg oder auch aus dem Home-Office ermöglicht.

Eine herausragende Möglichkeit, um SharePoint weiter zu optimieren, ist die Automatisierung des Vertragsmanagements. Per Workflow können Sie festlegen, welche Person bzw. welche Personengruppe zu welchem Zeitpunkt Dokumente zur Bearbeitung erhalten soll. So haben Sie alle relevanten Verträge im Blick und können sich gezielt auf die kritischen Vorgänge konzentrieren.

OCR Software

Prinzipiell können in Verbindung mit einer OCR Software unabhängig vom Scanner alle Dokumente in ein durchsuchbares Format umgewandelt werden.
Komfortabler ist es allerdings, einen Multifunktionsdrucker oder Scanner zu verwenden, beim dem die Zeichenerkennung im Gerät selbst stattfindet.

Bei älteren Multifunktionsdruckern von HP kann die Software Readiris kostenlos über HP heruntergeladen werden.
Nach dem Scannen oder Einfügen einer PDF-Datei kann das Dokument ganz einfach mit einem Klick in das gewünschte Zielformat umgewandelt werden.

Buchhaltungsbelege können komfortabel mit einen Buchscanner erfasst werden. Das Format wird automatisch erkannt und
Dokumente werden in einem JPG-Format abgespeichert. Anschließend kann die Bilddatei dann in eine durchsuchbare PDF umgewandelt werden.

Das Umwandeln und Exportieren der durchsuchbaren Dokumente erfolgt im Hintergrund, allerdings ist hierfür ein manueller
Prozessschritt notwendig. Da nur Dateien im JPG-Format importiert werden können, besteht keine Möglichkeit, bestehende
PDF-Dokumente nachträglich in durchsuchbare Dokumente zu transformieren. Für diesen Arbeitsschritt benötigen Sie eine kostenpflichtige Software, wie zum Beispiel Adobe DC Pro.

Adobe DC Pro

Wenn Sie bereits Adobe DC zum Bearbeiten von Dokumenten verwenden, können Sie
die OCR-Scan-Funktion oder die Stapel-Verarbeitung wohl recht intuitiv verwenden.

Bei der Verarbeitung von ganzen Dokumenten-Ordern, kann Adobe innerhalb von ein paar Stunden hunderte von Dokumenten per Stapelverarbeitung in durchsuchbare Dokumente umwandeln. Hierbei können Sie auswählen, dass der bestehende Pfad und der bestehende Name weiterverwendet werden sollen.

Kennwort geschützte Dokumente können nicht verarbeitet werden und müssen deshalb aus der Liste entfernt werden.

Es besteht auch die Möglichkeit, dass Sie zum Scannen Ihrer Dokumente die Adobe-Benutzeroberfläche verwenden.
Da Adobe die Scann-Software von dem installiertem Multifunktionsgerät verwendet, ist diese jedoch teileweise etwas sperrig zu verwenden.

Deshalb empfiehlt es sich, bei der Anschaffung eines neuen Multifunktionsgeräts darauf zu achten, dass dieses von Haus aus eine OCR-Funktion mit sich bringt.
Dann können die durchsuchbaren Dokumente direkt nach dem Scannen ohne zusätzliche Zwischenschritte beispielsweise von SharePoint Online indexiert werden und sind in den Bibliotheken direkt über die Schlagwortsuche auffindbar. 

Eine Möglichkeit, um offene Aufgaben im Vertragsmanagement schneller von Ihrem Schreibtisch zu bekommen, ist es, Dokumente digital zu signieren.

Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems

Meistens sind bereits zahlreiche Dokumente im Unternehmen vorhanden, die in dem Standard PDF-Format abgelegt wurden. Hier empfiehlt es sich, eine Software anzuschaffen, die den Import von Dateien erlaubt, um diese dann in ein durchsuchbares Format zu transformieren. Am effizientesten gelingt dies, wenn Ihre Software auch eine Stapelverarbeitung durchführen kann.

Vorteile

Hindernisse