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Zusammenfassung von Office 365
Grundlagen und Funktionen

Nicht nur durch die Corona-Pandemie sind in vielen Unternehmen Cloud-basierte Applikationen eingeführt worden.

Das papierlose Büro war schon vor einigen Jahren ein Trend, der zu einer enormen Effizienzsteigerung der Prozesse geführt hat. Mittlerweile gibt es sogar Unternehmen ohne eigenen Server, bei denen alle Prozesse in die Cloud verlagert wurden. Da sich diese Vorgehensweise aus Prozesssicht oder aufgrund der eigenen Einstellung nicht für alle Firmen eignet, können Sie alternativ eine hybride Lösung wählen. Konkret heißt das, dass Sie die Vorteile der Cloud mit denen einer eigenen Serverlösung verheiraten.

Nachfolgend erläutere ich die wichtigsten Module von Office 365, die es ermöglichen, schon nach einer kurzen Einführungszeit erste Ablaufoptimierungen herbeizuführen.

Inhaltsverzeichnis

Standardanwendungen in der Cloud

Ob Word, Outlook, Excel oder PowerPoint – alle diese Anwendungen sind auch in der Cloud verfügbar.
Demnach können Sie beispielsweise eine Tabelle öffnen, auch wenn Excel nicht lokal auf Ihrem System installiert ist.
Sie müssen lediglich die Office-App mit Ihrem Benutzerkonto verbinden. Eine lokale Installation ist nach wie vor je nach Lizenzmodell möglich.
Glücklicherweise vertragen sich bestehende ältere Versionen mit der neuen Welt. Hierbei müssen Sie nur aufpassen, dass Sie beim Speichern kein Format erwischen, das nicht mit den älteren Versionen kompatibel ist.

SharePoint-Online

SharePoint-Online ist eine Plattform, die nicht nur alle Funktionen bereitstellt, um effizient zu kommunizieren, sondern es außerdem ermöglicht, Ihre Prozesse zu optimieren.

OneDrive for Business

File-System in der Cloud

OneDrive ist neben SharePoint das Herzstück von Office 365. Hierauf können Sie ein Dateisystem mit individuellen Zugriffsrechten aufbauen. Dabei können Sie sich entscheiden, ob Sie auf dem Client nur einen Link zu der Cloud-Datei speichern möchten oder eine lokale Kopie.

Greifen zeitgleich zwei Mitarbeiter auf dieselbe Datei zu, können diese gemeinsam an der Datei arbeiten. Alternativ besteht die Möglichkeit die Datei auszuchecken, in diesen Fall wird dem zweiten User die Datei als gesperrte angezeigt bzw. werden ihm für diesen Moment ausschließlich Leserechte eingeräumt.

Eine nützliche Funktionalität ist es, das OneDrive automatisch eine Versionierung von unterschiedliche Bearbeitungsständen innerhalb einer Datei speichert. So können Sie auch zukünftig noch auf ältere Versionen zugreifen.

Und um die Dokumente schnell wieder zufinden gibt es eine Suchfunktion, mit der nicht nur sich nicht nur die Dateinamen gefunden, sonder auch einezelne Keyword innerhalb der Dokumente.

Dateien ausschließlich in der Cloud zu speichern, bringt den Nachteil der eingeschränkten Verfügbarkeit mit sich. Wenn sich beispielsweise ein Trojaner in Ihrem Dateisystem einnistet, wird dieses meist erst Wochen später aktiv. Falls die Dateien nun in diesem Fall verschlüsselt werden, können diese nur mit der Widerherstellung durch ein Backup gerettet werden.

NAS / File-Server Synchronisationsvarianten

Ein alternative Möglichkeit besteht darin, ein Filesystem in einem Network Attached Storage (NAS) aufzubauen, welches dann als lokale Datenbasis dient. Mit einem Synchronisationstool können Sie gezielt einzelne Ordner oder das gesamte Dateisystem mit OneDrive synchronisieren lassen. Das NAS lässt sich anschließend als zentraler Fileserver als Netzlaufwerk einbinden.

Mitarbeiter im Außendienst wiederum können die Laptops mit der Cloud synchronisieren, um auch unterwegs auf ihre Daten und Dateien zugreifen zu können.
Hierbei müssen Sie berücksichtigen, dass bei der Offline-Arbeit automatisch eine zusätzliche Dateiversion angelegt wird, wenn eine Datei zeitgleich von verschiedenen Nutzern bearbeitet wurde.

Ein großer Vorteil dieser Variante liegt darin, dass Sie in dem NAS gezielt Aufträge hinterlegen können, die nicht nur mit OneDrive, sondern auch mit einer zweiten Festplatte oder einem weiteren NAS automatisiert synchronisiert werden kann.

Da eine Dateiverschlüsselung durch einen Trojaner meistens erst nach einem längeren Zeitraum aktiviert wird, können Sie so trotzdem auf ein älteres Backup zurückgreifen. Zwar würden Sie in diesem Fall die Inhalte verlieren, die seit dem unverschlüsselten Backup erzeugt wurden, doch ist dieser Verlust deutlich besser zu ertragen, als bei Null anfangen zu müssen.

Client Synchronisationsvarianten
Für den Zugriff über den Laptop oder eine mobile App lässt sich OneDrive unterwegs mit den Clients synchronisieren. Mit den entsprechenden Einstellungen sind die Daten so auch offline auf dem Laptop verfügbar. Wird die gleiche Datei verändert, können Sie mit ein paar Einstellungen definieren, dass automatisch die neuere Version als zweite Version gespeichert wird oder dass die Synchronisation erst nach der Interaktion durch den Benutzer erfolgen darf.

Externe Zugriffsrechte

Es gibt einige Anbieter, mit denen Sie große Dateien kostenlos über das Internet übermitteln können. Was genau mit den Daten passiert, weiß man hier jedoch nie so genau. Für einen unkomplizierten, verschlüsselten Austausch von Dateien hält Office 365 mehrere sichere Lösung parat.

Zum einen können Sie mit Ihren Kunden über Teams, das Microsoft Tool für Teamarbeit, kommunizieren. Hierbei ist es möglich, Dateien zu übertragen. Hierzu muss Ihre Organisation lediglich die Dateiübertragung zulassen und die entsprechenden Berechtigungen vergeben.

Eine andere, noch unkompliziertere Variante bieten die Microsoft Tools SharePoint und OneDrive. In diesen Programmen können Sie einen Link zu einem Ordner oder einer einzelnen Datei erzeugen und diesen gezielt für bestimmte Personen freigeben.

Diese Lösung hat gleich mehrere Vorteile.
Zum einen müssen Sie nicht hunderte Megabyte per E-Mail verschicken.
Zum anderen können Sie den Link mit einem Passwort schützen, sodass ausschließlich die berechtigte Person die Inhalte lesen kann. Auf diese Weise verhindern Sie, dass Sie unbeabsichtigt einen Datenschutzverstoß gemäß DSGVO begehen.

Interne Zugriffsrechte

Bei der Vergabe von Zugriffsrechten müssen die Nutzer bei OneDrive mit ein paar Einschränkungen leben.

Wird beispielsweise eine zentrale Datenbasis erstellt und über die Benutzerverwaltung eine Gruppe mit Usern hinzugefügt, haben diese immer vollen Zugriff auf alle Dateien.

Möchten Sie einzelnen Personen oder Personengruppe ausschließlich Leserechte einräumen (inkl. Ablaufdatum), dann können Sie alternativ einzelne Ordner per Link freigeben oder Sie legen für unterschiedliche Bereiche, Bibliotheken zum speichern der Dateien an.

OneNote

Ein weiteres sehr nützliches Microsoft Tool ist OneNote. Hiermit können Sie innerhalb von beliebig vielen digitalen Notizbüchern eine eigene Seitenstruktur aufbauen, im Rahmen derer Sie wichtige Notizen zu verschiedenen Projekten hinterlegen, Anleitungen und Aufgabenlisten erstellen oder einfach nur Fachwissen ablegen.

Alle Notizbuchinhalte lassen sich bequem durchsuchen. Besonders nützlich finde ich es, dass OneNote sogar Screenshots in durchsuchbare Dokumente umwandelt. So können Sie (wie bei einem Dokumentenmanagementsystem) gezielt nach relevanten Inhalten suchen.

Wenn Sie es gewohnt sind, Ihre Aufgaben mit Outlook zu organisieren, können Sie Ihre Abläufe noch weiter optimieren bzw. die Tätigkeiten um zusätzliche Informationen erweitern, indem Sie Outlook mit OneNote verknüpfen.

Durch die vielfältigen Funktionalitäten gibt es zahlreiche Anwendungsmöglichkeiten. In der Logistikbranche lassen sich beispielsweise die folgenden Abläufe mit OneNote perfekt unterstützen:

Wiederkehrende Aufgaben: Beim Erstellen von Zollpapieren kann zur Aufgabe in Outlook ein Link zum OneNote Notizbuch “Wissensmanagement” hinzugefügt werden. So gelangen Sie zu einer ausführlichen Beschreibung und erfahren, worauf Sie achten bzw. wie Sie vorgehen müssen.

Inhalte können gezielt freigegeben und gemeinsam bearbeitet werden.

Outlook Aufgaben: Mit individuellen Vorlagen lassen sich wiederkehrende Vorgänge, wie z.B. Sonderfahrten oder die Auftragsabwicklung, sehr gut strukturieren.

Durch das Verknüpfen von Daten entsteht Wissen – in unserem Fall können wir bestehende Informationen durch die Verwendung von OneNote, den Bibliotheken und Websites von SharePoint schneller wieder auffinden. Genau wie bei Google werden alle erfassten Texte und Dokumente durch einen Crawler gescannt und die Informationen in Form eines Such-Index in einer zentrale Datenbank gespeichert.

Teams

Für alle Unternehmen, die ohnehin Office 365 im Einsatz haben, ist Teams die perfekte Lösung, um sich möglichst effizient auszutauschen – ganz ohne zusätzliche Lizenzkosten.
In Teams können Sie individuell mit oder ohne Videokonferenz arbeiten und Projektchats für einen wiederkehrenden Austausch erstellen. Die Bildschirme können beliebig mit anderen Mitarbeitern geteilt und die Steuerung übergeben werden. Außerdem ist es möglich, dass Sie gemeinsam mit anderen an Dateien in Word, PowerPoint, OneNote oder Power BI arbeiten.

Durch die Outlook Integration ist das Planen eines Meeting mit nur einem Knopfdruck sehr unkompliziert.

Im Vergleich zu dem bekannten Tool TeamViewer gibt es zwei Einschränkungen. Zum einen können Sie mit Teams nur einen einzigen Bildschirm gleichzeitig teilen. Zum anderen gibt es hierbei die Funktion eines benutzerunabhängigen Remotezugriffs nicht.

Um gemeinsam Gedanken und Ideen an einem Whiteboard festhalten zu können, hat Office 365 auch hierfür eine digitale Version parat. Auf dem digitalen Whiteboard können Sie mit der Maus oder einem Touchscreen Grafiken skizzieren und diese gemeinsam diskutieren. Spannend ist bei dem digitalen Whiteboard, dass alle Teammitglieder die Entstehung wie aus Geisterhand mitverfolgen und beeinflussen können.

Planner

Wer bereits mit Trello & Co gearbeitet hat, wird sich beim Microsoft Planner schnell zurecht finden können. Für eine bessere Projektplanung können Sie hier Kategorien von verschiedenen Aufgabenstatus bilden (z.B. Offen, in Arbeit, Fertig). Verändert sich der Fortschritt einer Aufgabe, können Sie diese einfach per Drag & Drop an die richtige Kategorie anheften. So behalten Sie alle anstehenden Aufgaben im Blick.

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Für eine Gesamtübersicht über den Aufgabenstatus gibt es bei Planner auch eine schicke Auswertung

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Warum benötigt Microsoft mit Office 365 Zugriff auf Ihre DNS Einstellungen ?

Die Grundfunktionalitäten von Office 365 beruhen darauf, dass für Ihre individuelle Domain ein eigener Webspace innerhalb der Office 365-Server eingerichtet wird. Damit Ihre Mitarbeiter beim Öffnen von SharePoint automatisch auf den richtigen Server geleitet werden können, müssen innerhalb der DNS entsprechende Einstellungen gesetzt werden.

Um dann Zugriff auf den eigenen SharePoint oder OneDrive zu erhalten, benötigt Microsoft Zugriff auf die DNS Einstellungen. So kann Office 365 voll umfänglich eingesetzt werden und Sie können alle Funktionalitäten, wie bspw. die Verwaltung Ihrer E-Mail-Adressen bequem über die Benutzeroberfläche von dem Office Admin Center vornehmen (Neuanlage, Ändern, Alias, Weiterleitung).

Da für jeden Benutzer ein neues E-Mail-Postfach innerhalb der Office 365-Server eingerichtet wird, ist es erforderlich, vor der Office 365 Integration ein Backup von den aktuellen Postfächern zu erstellen.

Die Exchange Postfächer mit einer Office 365 E3 Lizenz gewährleisten eine revisionssichere Ablage. Eingehende und versendete E-Mails können von Usern gelöscht werden, jedoch sind diese nur für die User selber nicht mehr sichtbar. Für die Administratoren bleibt der Zugriff auf gelöschte E-Mail-Dokumente zum Zwecke der Beweissicherung weiterhin erhalten.

Bevor Sie die DNS Einträge setzen, sollten alle Benutzer im Admin Center angelegt werden. Je nach Provider funktioniert die Änderung der DNS Einträge per Klick oder Sie müssen die Werte manuell eintragen, um die Weiterleitung zu den Office 365 Servern zu setzen. Anschließend gibt es eine Funktion, über die Sie testen können, ob die Einträge richtig gesetzt wurden.

Um mit Office 365 verschiedene Datenarten zu verwalten, kann unter anderem SharePoint verwendet werden.  Hier werden Dokumente in Bibliotheken abgelegt und mit einem Index versehen, sodass diese durch die Schlagwortsuche im Nu wieder aufgefunden werden können.

Hier werden Dokumente in Bibliotheken abgelegt und mit einem Index versehen, sodass diese durch die Schlagwortsuche im Nu wieder aufgefunden werden können.
Möchten Sie Daten strukturiert erfassen, bieten sich hierfür Listen an. Diese können manuell angelegt und erfasst oder mithilfe des Imports einer Excel-Datei integriert werden. Wenn in Ihrem Unternehmen also bereits viele Excel-Listen im Umlauf sind, macht es durchaus Sinn, diese an einem zentralen Ort zu verwalten und zugänglich zu machen. Hierfür biete sich SharePoint hervorragend an. Die vorhanden Excel-Listen können unkompliziert in eine SharePoint-Liste umgewandelt werden und ähnlich wie Excel-Listen bearbeitet werden.

Der Vorteil von SharePoint-Listen

Datenimport: Excel → SharePoint

Darstellung Excel Export aus SharePoint

Da Excel das perfekte Tool ist, um unkompliziert Daten zu verwalten, schwirren immer mehr eigens entwickelte Excel-Tabellen durch das Unternehmen, je größer das Unternehmen wird.

Wenn Sie dieser Unordnung und der fehlenden Übersicht entgegenwirken möchten, können Sie die gesammelte Datenflut unkompliziert in SharePoint importieren. Damit Spaltenüberschriften importiert werden können, müssen diese als Tabelle formatiert werden. Anschließend können Sie die Daten ganz einfach importieren.
Es bedarf anschließend lediglich ein wenig Nacharbeit, um einzelne Zellen in Auswahlfelder mit einem Drop-down-Menü zu verwandeln.

Um den Excel-Import nutzen zu können, muss eine Import App von Microsoft installiert werden. Und die zu importierende Excel-Liste muss in einem Tabellenformat formatiert werden. Damit die App auf die Excel-Daten zugreifen kann benötigt der Browser Zugriff auf die ActiveX-Steuerelemente. Aus Sicherheitsgründen unterstützen die meisten Browser dieses Steuerelement nicht. Über den Internet-Explorer ist ein Zugriff möglich. Voraussetzung die ActiveX-Steuerelemente wurden in den Windows Internetoptionen aktiviert. 

Lassen die Richtlinien der Organisation den Import zu, kann man beim Anlegen von Listen eine Menge Zeit sparen.

Excel_Import
SharePoint_Import

Datenexport: SharePoint → Excel

SharePoint_Import_2

Anders herum lassen sich die SharePoint-Listen per Klick ganz einfach auch in eine Excel-Datei exportieren. Hierbei werden Sie einer Abfrage begegnen, bei der Sie Excel den Zugriff auf SharePoint gewähren müssen. Jetzt können Sie in Excel wie gewohnt Pivots erstellen und die Daten weiterverarbeiten. Wenn Datensätze verändert werden, werden diese allerdings verständlicherweise nicht gleichzeitig auch in SharePoint angepasst.

Die Excel-Datei kann alternativ auch in der SharePoint-Bibliothek abgelegt werden. Beim Öffnen werde die Excel-Pivots dann mit Echtzeitdaten aktualisiert. So können Sie definieren, auf welche Daten andere Abteilungen Lese-Zugriff erhalten sollen – da es von Excel keine Synchronisation zum SharePoint gibt.

Common Data Service (CDS)

Eine weitere Möglichkeit, um Daten in Office 365 zu verwalten, ist der Common Data Service (CDS). Hierbei handelt es sich um eine Art Datenbanksystem, welches durch Microsoft Office 365 in der Azure-Cloud zur Verfügung gestellt wird. Genau wie in Access oder bei einem SQL-Server werden im CDS Tabellen angelegt und die Datenbankfelder aufeinander referenziert. Somit können komplexere Datenbankstrukturen aufgebaut und erweitere Funktionalitäten, wie z.B. die Löschweitergabe oder das Aktualisieren eines Datenbankfeldes, abgebildet werden.
Diese Art der Datenverwaltung ist für die Abbildung komplexer Prozesse besonders gut geeignet und kann unter anderem mit PowerApps realisiert werden.

Vorlagen erstellen – dank der klassischen Benutzeroberfläche!

Mit SharePoint haben Sie die Möglichkeit, unkompliziert Ihre individuellen Websites und Listen zu gestalten.

Bei SharePoint-Online lassen sich Listen und Websites leider nicht einfach als Vorlage erstellen. Um eine Liste in eine andere Umgebung zu verschieben, müssen Sie stattdessen einen Export durchführen, die exportierte Liste überarbeiten und sie anschließend wieder von Excel in SharePoint importieren. Leider bedarf dies dann wieder einiger Nacharbeit, da beim Import beispielsweise die Auswahlfelder aus SharePoint verloren gehen.

Soll eine SharePoint-Online-Website als Vorlage verwendet werden, ist dies nur möglich, wenn Sie diese zuvor über das Admin-Center in der “klassischen SharePoint-Benutzeroberfläche” darstellen lassen. Denn bei Websites, die in dem modernen Benutzeroberflächendesign erstellt wurden, fehlt die Funktion, eine Liste oder die Website als Vorlage zu speichern.

Werden öfters individuelle Vorlagen benötigt, besteht die Möglichkeit, tiefer in die Programmierwelt einzusteigen und über CSOM in der SharePoint-Online Framework-Entwicklungsumgebung eine eigene Vorlage zu designen und diese mit vordefinierten Feldern und Inhalten innerhalb Ihres Unternehmens zu publizieren. Diese Vorlagen lassen sich dann auch in den App-Katalog integrieren, sodass Sie innerhalb Ihrer Organisation individuell verwendet werden können.

Beispielmodule

Es gibt eine Vielzahl an Möglichkeiten, wie die Abläufe durch die Produkte von Office 365 optimiert werden können.
Hier finden Sie ein kleine Auswahl:

  • Sie müssen das Rad nicht neu erfinden – Verwenden Sie Templates!
    Um mit einem kleines Workflow-Projekt zu starten, bieten sich Templates an, hier sind viele Anwendungsfälle beschrieben, mit den unkompliziert und schnelle erste Erfolge sichtbar werden. 
  • Wissensmanagement mit OneNote – Wissen aufbauen, teilen und finden
  • Workflowgesteuerte Aufgabenunterstützung – Lassen Sie sich rechtzeitig erinnern!
  • Vertragsmanagement mit SharePoint – Verpassen Sie keine  Kündigungsfristen mehr!
  • Beispiele mit PowerApps