Management-Informationssysteme (MIS)

Ihre MIS Vorteile

Tim Iglauer
CEO, SpediHub GmbH

Ein Steuerberater hilft der Geschäftsleitung nicht nur in steuerlichen Fragen, sondern unterstützt mithilfe von Kennzahlen auch bei langfristigen Unternehmensentscheidungen. Da die Kennzahlen jedoch erst vom Steuerberater aufbereitet werden müssen, bringt der Fokus auf diese Kennzahlen leider die Gefahr mit sich, dass wertvolle Zeit für eine schnelleres Gegensteuern verloren geht. Um auch in dieser Zwischenzeit stets wertvolle Daten in Echtzeit zu erhalten, kommen an dieser Stelle die Management-Informationssysteme zum Einsatz. Hiermit ist es möglich, in Echtzeit Auswertungen per Klick zu erhalten und daraufhin direkt zu sehen, in welche Richtung sich die Geschäfte entwickeln. Durch den Vergleich mit historischen Informationen lassen sich geschäftspolitische Entscheidungen schnell und fundiert treffen.

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Was ist ein Management-Informationssystem (MIS)?

Ein Management-Informationssystem (MIS) gehört zu der Gruppe der Management-Systeme und unterstützt Sie dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen anstatt lediglich auf Ihr Bauchgefühl zu hören. Um eine Unternehmensstrategie sinnvoll zu verfolgen, sollten Entscheidungen mithilfe von Daten und Fakten untermauert werden. Ein MIS hilft Ihnen dabei, die vorhandenen internen und externen Daten aussagekräftig zusammenzuführen und aufzubereiten.
Als Grundlage hierfür dient die Analyse der verschiedenen Systeme, mit denen Sie arbeiten. Hierbei werden die Daten für die Geschäftsleitung stark aggregiert dargestellt. Die Fachbereiche erhalten detailliertere Auswertungen, um operativ steuern zu können. Zwar lassen sich aus Excel-Tapeten ebenfalls Entwicklungen ableiten, eine grafische Darstellung lässt jedoch eine schnellere und eindeutigere Interpretation zu und ermöglicht somit schnellere und fundierte Entscheidungen. Zudem ist der Einsatz von Management-Informationssystemen deutlich weniger fehleranfällig als händisch gepflegte Excel-Tabellen.

Warum ein Management-Informations-System (MIS)? ​

Ein Management-Informationssystem sorgt dafür, dass Sie die Daten, die in Ihrer Spedition vorliegen, gekonnt interpretieren und zielführende Handlungsempfehlungen ableiten können. Wenn Sie bereits alle Kosten zu Ihrem Fuhrpark erfassen, um eine Nachkalkulation durchführen zu können, dann ist das schonmal ein guter Anfang. Im nächsten Schritt ist es nun wichtig, die Informationen und Ergebnisse entsprechend
zu visualisieren und auszuwerten.
Dies gelingt am besten mithilfe eines Management-Informationssystems. Denn die manuelle Aufnahme der reinen Kosten und Erlöse ermöglicht noch keine effiziente Interpretation des Ergebnisses. Erst durch eine aggregierte Darstellung der erfassten Zahlen kann eine unterm Strich aussagekräftige Deutung Ihrer Betriebstätigkeit abgeleitet werden – und erst wenn diese notwendige Transparenz geschaffen wurde, ist es möglich, das Ergebnis zu analysieren und daraus wiederum wichtige Handlungsmaßnahmen abzuleiten, die zur Steigerung des Unternehmenserfolgs beitragen werden.

Transparenz durch Managementsysteme

Managementsysteme helfen dabei, die Transparenz in einem Unternehmen zu steigern. Transparenz ist außerordentlich wichtig für eine Spedition, denn mit zunehmenden individuellen Vereinbarungen steigen die Komplexität und das Risiko bei der Berechnung von korrekten Preisen. Im Idealfall steigt auch die Marge; im ungünstigen Fall die Handlungskosten in der Verwaltung. Gleichzeitig sinkt die Transparenz und mit zunehmender Komplexität auch die Stammdatenqualität.

Gelingt es nun, die Berechnungslogik mithilfe eines Managementsystems nach und nach abzubilden und den Ablauf teilweise workflowgestützt zu automatisieren, hat dies positive Auswirkungen auf die Qualität in der Berechnung, auf die Verarbeitungsgeschwindigkeit und im besten Fall sogar auf die Mitarbeiterzufriedenheit.

Werden die Daten mithilfe der Managementsysteme zusätzlich visualisiert, können Sie wichtige Erkenntnisse über die aktuelle Situation gewinnen. Durch eine weitere Aufbereitung der Daten können Sie zudem individualisierte Auswertungen erzeugen, falls die bisherigen Informationen noch nicht ausreichend waren.

Einführung eines Management-Informationssystems

Um ein Management-Informationssystem einzuführen, sollten Sie sich zuvor mit der Frage auseinandersetzen, welches Ziel Sie genau erreichen möchten. Sollen ausschließlich die relevanten Finanzkosten inklusive des Fuhrparks ausgewertet werden oder soll auch die Entwicklung der Frachtpreise und der Vertriebsleistungen erfasst werden? Das Vorgehen richtet sich schließlich nach dem allumfassenden Ziel. So müsste im nächsten Schritt beispielsweise eine Balanced Scorecard entwickelt werden, wenn Sie auch die Entwicklung der Frachtpreise und Vertriebsleistungen darstellen wollen würden.
Um die richtige Strategie für die Einführung festzulegen, ist es genauso wichtig zu wissen, in welchem Detaillierungsgrad die Daten aufbereitet werden sollen. Dazu müssen Sie zunächst wissen, wer die Daten anschließend benutzen möchte – die einzelnen Fachbereiche oder die Managementebene.
Wurden die erfolgskritischen Kennzahlen identifiziert, müssen die dazugehörigen Systeme ermittelt werden, sodass ein erstes Dashboard auf Managementeben entwickelt werden kann. Hierfür bietet sich unter anderem der Einsatz von Microsoft Power BI an. Nach der Feinjustierung in Absprache mit der Geschäftsleitung können dann weitere Sichten mit detaillierteren Informationen für die jeweiligen Fachbereiche entwickelt werden.

Kennzahleninformationssystem

Scheuklappen-Denken

Ihnen gelingt es, Ihre Aufträge mit einer pfiffigen Berechnungslogik abzubilden. Es bestehen gut abzubildende Vereinbarungen.

Excel-Guru
Sie benutzen Excel, um Ihre pfiffige Berechnungslogik nutzen zu können. Solange Sie bei der Preisfindung standardisierte Werte verwenden, funktioniert das mit dem ein oder anderen Excel-Trick wunderbar.

Blindflug
Es werden lukrative Kunden mit komplexen, individuellen Vereinbarungen abgerechnet. Es erfolgt eine zeitaufwendige Preisermittlung, bei dem Ihr Bauchgefühl eine entscheidende Rolle spielt.

Erfolgsbarometer
Mit dem Erfolgsbarometer können komplexe Berechnungslogiken mit einer hohen Transparenz und einer gleichbleibend guten Qualität effizient abgebildet werden, indem die individuellen Preislisten im Tool hinterlegt werden. Das System ermittelt dynamisch die möglichen Preiskombinationen und gibt dem Vertriebsmitarbeiter eine solide Entscheidungsgrundlage. Zusätzlich werden die gewonnen Kennzahlen aufbereitet und visualisiert, sodass das Management wichtige Informationen und Handlungsempfehlungen daraus ableiten kann.

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Vorteile eines Kennzahlen-Informationssystems:

Big Data Analyse

Nutzen Sie die Datenvielfalt in Ihrer Spedition!
Mit Excel lassen sich die historischen Daten Ihrer Spedition in Form von Pivot-Tabellen perfekt zusammenfassen
und auswerten. So können Sie Rückschlüsse ziehen und Entscheidungen für zukünftiges Handeln ableiten.

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Der Umgang mit den zahlreichen Daten, die in einer Spedition anfallen, bringt einige Herausforderungen mit sich. Denn schließlich gibt es nicht nur eine Datenquelle, in der alle relevanten Informationen vorliegen. Wollen Sie beispielsweise die Marge einer bestimmten Lieferung nachberechnen, so fallen eine Menge interner Daten aus unterschiedlichen Systemen an. Sobald die Datenmenge sehr groß wird und nicht mehr einfach verknüpfbar ist, spricht man von Big Data. Heutzutage gibt es zum Glück die Möglichkeit, die vorliegenden Daten aus den verschiedenen Systemen und Datensammlungen einer Spedition in sinnvollen Auswertungen oder Dashboards zu visualisieren.

Vorteile im Überblick Visuelle Darstellung der Ist - Situation

  • Neues Auswertungsmöglichkeiten durch  Verknüpfung von verschieden Datenquellen
  • Höhere Qualität der Auswertungen
  • Mehr detailtreue Möglichkeiten
  • Gezieltere Steuerung des Unternehmes
  • Transparenzgewinn

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