Management-Informations-Systeme (MIS)

Ihre MIS Vorteile

Tim Iglauer
CEO, SpediHub GmbH

Unternehmenskennzahlen spiegeln die wirtschaftliche Situation Ihres Unternehmens wider. Sie können daraus ableiten, ob es sich auf dem richtigen Kurs befindet – oder ob Handlungsbedarf besteht.
Wäre es nicht ideal, diese essenziellen Informationen jederzeit per Klick einsehen und in Echtzeit verfolgen zu können?
Traditionell werden betriebswirtschaftliche Kennzahlen aus der Bilanz und Erfolgsrechnung abgeleitet und müssen erst aufbereitet werden, bevor sie das Management zur Entscheidungsfindung nutzen kann. Das hat den Nebeneffekt, dass wertvolle Zeit verloren geht. In Situationen, in denen schnelles Gegensteuern notwendig ist, fehlt dann diese Zeit.
Hier kommen die Management-Informations-Systeme zum Einsatz. Deren Stärke ist, dass sich per Klick Echtzeit-Auswertungen der Unternehmenskennzahlen generieren lassen. Durch deren visuelle Gegenüberstellung mit historischen Informationen erkennen Sie direkt, in welche Richtung sich die Geschäfte entwickeln und können fundierte geschäftspolitische Entscheidungen treffen.

Was ist ein Management-Informations-System (MIS)?

Ein Management-Informationssystem ist zuallererst ein Dashboard für den Administrator. Man kann sich das so ähnlich wie ein Cockpit in einem Flugzeug vorstellen. Das heißt, das Informationssystem soll Daten auf einen Blick visualisieren, damit die Piloten (die Geschäftsleitung) Probleme und mögliche Ursachen erkennen können, um das Unternehmen sicher und effizient zu steuern.

Das MIS dient dem Informationsmanagement und unterstützt Sie dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen. Das MIS ist ein spezialisiertes Tool, mit dem Sie die vorhandenen internen und externen Daten aussagekräftig zusammenführen und aufbereiten können. Hierzu verarbeitet es die Daten der verschiedenen unternehmensinternen Systeme und stellt diese für die Geschäftsleitung stark aggregiert dar. Die einzelnen Fachbereiche erhalten zugleich detaillierte Auswertungen, um operativ steuern zu können.

1. Schritt zum Management-Informations-System (MIS): Potenzialanalyse​

Ein Management-Informationssystem soll Unternehmensdaten auf einen Blick visualisieren. Nun ist es jedoch nicht notwendig, sondern wäre sogar störend, sämtliche Informationen aus allen Unternehmensbereichen gleichzeitig anzuzeigen. Vielmehr sollte der Fokus auf dem Wesentlichen liegen.

Erster Schritt bei der Implementierung eines MIS ist es demnach, eine Art Inventur abzuhalten. Hierbei ist festzustellen, welche Informationskanäle im Unternehmen existieren und welche davon das größte Gewicht haben. Diese Informationskanäle werden dann im nächsten Schritt wie Bausteine sinnvoll zu einem MIS geordnet.

Damit dies optimal gelingt, gibt es ein erprobtes und wirksames Instrument: die Potenzialanalyse. Die Potenzialanalyse dient dazu, die Unternehmensprozesse zu strukturieren. Sie deckt auf

Eine Sonderform der Potenzialanalyse ist die 360°-Analyse. Der Unterschied zwischen den beiden Instrumenten liegt im Umfang bzw. dem Detaillierungsgrad. Während sich die Potenzialanalyse für Pragmatiker eignet, die auf kürzestem Wege zum Ziel kommen wollen, ist die 360°-Analyse für Manager gedacht, die den Zustand ihres Unternehmens ganzheitlich und in allen Details untersuchen lassen wollen.

Damit Sie sich besser vorstellen können, wie die Ergebnisse einer Potenzialanalyse aussehen könnten, finden Sie hier zwei Beispiele. Die erste Potenzialanalyse stammt von einem Unternehmen, das ein Management-Informationssystem einführen möchte.

360°-Analyse mit dem Strategie-Haus der Logistik

Die 360°-Rundum-Analyse ist eine Sonderform der Potenzialanalyse. Sie ist für diejenigen Speditionen gedacht, die aus der Unternehmensanalyse ein Maximum an Informationen gewinnen wollen. Die Analyse basiert auf insgesamt 60 Fragen, aus denen detaillierte Handlungsempfehlungen abgeleitet werden. Hierbei werden drei Kompetenzbereiche betrachtet, die ein möglichst ausgewogenes Bild zeigen sollten, um einen langfristigen Unternehmenserfolg zu sichern.

SpediHub hat das Strategiehaus so individualisiert, dass dessen Fokus auf die Strategieentwicklung von Speditionen ausgerichtet ist.
Mehr zu meiner spezifischen Potenzialanalyse für Logistikunternehmen

Der Erfolg von wettbewerbsfähigen Unternehmen kommt nicht von ungefähr, sondern von zielstrebiger und kontinuierlicher Arbeit an den eigenen Handlungsfeldern und der stetigen Ausrichtung an die komplexe, sich rasant verändernde Geschäftswelt.
Bei der Selbstanalyse sowie der Ableitung der notwendigen Handlungsschritte unterstützt das Strategiehaus der Logistik.

Warum ein Management-Informations-System (MIS)? ​

In Bezug auf die betriebswirtschaftliche Ausrichtung des Unternehmens wäre es zu riskant, auf das Bauchgefühl zu hören. Um eine Unternehmensstrategie sinnvoll zu verfolgen, sollten Entscheidungen vielmehr mit Daten und Fakten untermauert werden. Ein Management-Informations-System ermöglicht es Ihnen, das Datenmaterial Ihrer Spedition gekonnt zu interpretieren und zielführende Handlungsempfehlungen abzuleiten.

Beispielsweise können Sie alle Kosten zu Ihrem Fuhrpark erfassen, um eine Nachkalkulation durchzuführen. Im nächsten Schritt ist es nun möglich, die Informationen und Ergebnisse entsprechend zu visualisieren und auszuwerten.

Zwar lassen sich aus Excel-Tabellen ebenfalls Entwicklungen ableiten, jedoch lässt eine grafische Darstellung eine schnellere und eindeutigere Interpretation zu und unterstützt hierdurch die Entscheidungsfindung signifikant. Vor allem aber ist der Einsatz von Management-Informationssystemen deutlich weniger fehleranfällig als händisch gepflegte Excel-Tabellen. 

Die manuelle Aufnahme der reinen Kosten und Erlöse ermöglicht noch keine effiziente Interpretation des Ergebnisses. Erst durch eine aggregierte Darstellung der erfassten Zahlen kann eine unterm Strich aussagekräftige Deutung Ihrer Betriebstätigkeit abgeleitet werden. Und erst wenn diese notwendige Transparenz geschaffen wurde, ist es möglich, das Ergebnis zu analysieren und daraus wiederum wichtige Handlungsmaßnahmen abzuleiten, die zur Steigerung des Unternehmenserfolgs beitragen werden. Dies gelingt am besten mithilfe eines Management-Informations-Systems.

Transparenz durch Managementsysteme

Im Zeitalter der Digitalisierung und Individualisierung von Dienstleitungen sind transparente Unternehmensprozesse ein grundlegender Erfolgsfaktor, denn mit zunehmenden individuellen Vereinbarungen steigen die Komplexität und das Risiko bei der Berechnung von Preisen. Im ungünstigen Fall müssen Sie mit erhöhten Handlungskosten in der Verwaltung rechnen. Gleichzeitig sinken die Transparenz und mit zunehmender Komplexität auch die Stammdatenqualität.

Gelingt es nun, die Berechnungslogik mithilfe eines Managementsystems nach und nach abzubilden und den Ablauf teilweise workflowgestützt zu automatisieren, hat dies positive Auswirkungen auf die Qualität der Berechnung, auf die Verarbeitungsgeschwindigkeit und im besten Fall auch auf die Mitarbeiterzufriedenheit.

Werden die Daten mithilfe der Managementsysteme zusätzlich visualisiert, können Sie wichtige Erkenntnisse über die aktuelle Unternehmenssituation gewinnen. Durch eine weitere Aufbereitung der Daten können Sie zudem individualisierte Auswertungen erzeugen, falls die bisherigen Informationen noch nicht ausreichend waren.

Managementsysteme sind ein wirksames Instrument, um Transparenz in Ihrer Spedition zu erzielen.

Einführung eines Management-Informations-Systems

Bevor Sie ein Management-Informations-System in Ihrem Unternehmen implementieren, sollten Sie zuvor ein konkretes Ziel definieren. Dieses Ziel bestimmt das Vorgehen bei der MIS-Einführung.

Wollen Sie ausschließlich relevante Kosten inklusive Fuhrpark auswerten?

Soll auch die Entwicklung der Frachtpreise und der Vertriebsleistungen erfasst werden? – Wenn Sie Letzteres beabsichtigen, müsste im nächsten Schritt beispielsweise eine Balanced Scorecard entwickelt werden.

Um die passende Strategie für die Einführung festzulegen, ist weiterhin zu definieren, in welchem Detaillierungsgrad die Daten aufbereitet werden sollen. Dazu müssen Sie zunächst festlegen, wer die Daten anschließend benutzen soll; beispielsweise die einzelnen Fachbereiche oder die Managementebene.

Wurden die erfolgskritischen Kennzahlen identifiziert, können die dazugehörigen Systeme ermittelt werden. Auf Basis dieser Informationen wird schließlich ein erstes Dashboard auf Managementebene entwickelt. Hierfür bietet sich unter anderem der Einsatz von Microsoft Power BI an.

Nach der Feinjustierung in Absprache mit der Geschäftsleitung lässt sich das System dann um weitere Darstellungen mit detaillierten Informationen für die jeweiligen Fachbereiche erweitern.

Anwendungsbeispiele von
Management-Informations-Systemen

Managed Security

In den vergangenen Jahren wurden durch Cyberangriffe in Speditionen nicht nur Daten verschlüsselt, sondern auch unbemerkt Daten entwendet. Zum Worst-Case-Szenario bei einer Cyberattacke gehört, den Transport anschließend analog organisieren zu müssen. Darüber hinaus kann es jedoch vorkommen, dass die Spedition von Angreifern erpresst wird, oder dass Kundendaten veröffentlicht bzw. im Dark-Web verkauft werden.

Um mittelständische Unternehmen für mögliche Angriffe zu sensibilisieren, hat die bayrische Landesdatenschutzbehörde bereits Fragebögen und Handlungsempfehlungen zum Thema Cybersecurity versendet. Hierbei werden seitens der Behörde Einschätzungen vorgenommen, ob die aktuellen Maßnahmen im Unternehmen gemäß Art 32 EU-DSGVO einen ausreichenden Schutz bieten.

Um die intransparenten Einfallstore in der IT-Security sichtbar zu machen, sollte im ersten Schritt daher eine Cyber-Risk-Analyse durchgeführt werden

Cyber-Risk-Analyse

Office 365 Sicherheitseinstellungen per Klick

Eine IT-Risikoanalyse dient primär der Vorbeugung von Angriffen. Hiermit wird offengelegt, an welchen Stellschrauben Sie drehen müssen, damit keine Angreifer in das Firmennetzwerk eindringen können.

Über einen Netzwerkscan können Schwachstellen Ihres Firmennetzwerks offengelegt werden – hiervon würden Sie nur erfahren, wenn Sie zuvor bereits entsprechende Schutzsysteme eingerichtet haben.

Kommunikationsplattform

Eine Kommunikationsplattform ermöglicht es Ihnen, Ihre Unternehmenskommunikation zu standardisieren. Zum einen können Sie interne Abläufe vereinfachen und beschleunigen. Zum anderen minimieren Sie Fehlerquellen, die beispielsweise durch Missverständnisse oder fehlende Abstimmungen entstehen.

Das ist aber noch nicht alles.

Eine Kommunikationsplattform kann vor allem individuell gestaltet und genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten werden.

Sollten Sie gerade jetzt in einem bestimmten Bereich Handlungsbedarf haben, können Sie umgehend mit einem Mini-Projekt anfangen. Sie werden schnell erkennen, welchen großen Nutzen sie daraus ziehen können.

SpediHub Datenschutzmanagement-Software

Eine Datenschutzmanagement-Software hilft Ihnen dabei, den Datenschutz in Ihrer Spedition zu gewährleisten. Ein Ziel ist es dabei, dass Daten rechtskonform erfasst und verarbeitet werden. Hierdurch können Bußgelder aufgrund von Datenschutzverstößen vermieden und die Datenqualität in Ihrem Unternehmen erhöht werden.

Nach einer Risikoanalyse des aktuellen Datenschutzniveaus werden notwendige Handlungsmaßnahmen abgeleitet. Wichtig ist es dann, möglichst schnell eine rechtssichere Außendarstellung zu erarbeiten, um vor möglichen Abmahnanwälten geschützt zu sein.

Sorgen Sie mit unserer Datenschutzmanagement-System Software für eine DSGVO-Rechtssicherheit in Ihrem Unternehmen.

Kennzahleninformationssystem H5

Scheuklappen-Denken

Ihnen gelingt es, Ihre Aufträge mit einer pfiffigen Berechnungslogik abzubilden. Es bestehen gut abzubildende Vereinbarungen.

Excel-Guru
Sie benutzen Excel, um Ihre pfiffige Berechnungslogik nutzen zu können. Solange Sie bei der Preisfindung standardisierte Werte verwenden, funktioniert das mit dem ein oder anderen Excel-Trick wunderbar.

Blindflug
Es werden lukrative Kunden mit komplexen, individuellen Vereinbarungen abgerechnet. Es erfolgt eine zeitaufwendige Preisermittlung, bei dem Ihr Bauchgefühl eine entscheidende Rolle spielt.

Erfolgsbarometer
Mit dem Erfolgsbarometer können komplexe Berechnungslogiken mit einer hohen Transparenz und einer gleichbleibend guten Qualität effizient abgebildet werden, indem die individuellen Preislisten im Tool hinterlegt werden. Das System ermittelt dynamisch die möglichen Preiskombinationen und gibt dem Vertriebsmitarbeiter eine solide Entscheidungsgrundlage. Zusätzlich werden die gewonnen Kennzahlen aufbereitet und visualisiert, sodass das Management wichtige Informationen und Handlungsempfehlungen daraus ableiten kann.

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Vorteile eines Kennzahlen-Informationssystems:

Big Data Analyse

Nutzen Sie die Datenvielfalt in Ihrer Spedition!
Mit Excel lassen sich die historischen Daten Ihrer Spedition in Form von Pivot-Tabellen perfekt zusammenfassen
und auswerten. So können Sie Rückschlüsse ziehen und Entscheidungen für zukünftiges Handeln ableiten.

Die Bewältigung der Daten, die in einer Spedition in stetig größerem Umfang anfallen, ist eine Herausforderung. Erschwerend kommt hinzu, dass weitaus mehr als nur eine Datenquelle existiert, in der relevante Informationen vorliegen. Wollen Sie beispielsweise die Marge einer bestimmten Lieferung nachberechnen, so sind interne Daten aus unterschiedlichen Systemen herbeizuziehen.

Sobald die Datenmenge sehr groß wird und sich nicht mehr einfach verknüpfen lässt, spricht man von Big Data. Inzwischen gibt es aber leistungsfähige Tools, mit denen die vorliegenden Daten aus den verschiedenen Systemen und Datensammlungen einer Spedition sinnvoll ausgewertet und in Dashboards visualisiert werden können.

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Vorteile im Überblick

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