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Motivierte Mitarbeiter sind das A&O für ein erfolgreiches Digitalisierungsprojekt
Um während Ihres IT-Projektes die richtigen Entscheidungen treffen zu können, müssen alle Verantwortlichen klar vor Augen haben, welches Ziel sie mit dem Projekt verfolgen – und das hört sich tatsächlich einfacher an als es ist.
Nehmen Sie sich daher ausreichend Zeit, um sich eine klare Vision vor Augen zu führen und um herauszufinden, welche Auswirkungen die Umsetzung auf Ihr tägliches Geschäft haben wird. Erst wenn Sie sich Ihrer Version bewusst sind, sollten Sie in einem Workshop konkret überlegen, welche genauen Anforderungen Sie an die IT-Lösung stellen.
Nutzen Sie das Expertenwissen Ihrer Key-User
Gerade in einem Software-Auswahlprozess ist die Involvierung von Key-Usern entscheidend, da eine Software letztlich aufgrund der richtigen Features und nicht wegen des Designs gekauft werden sollte. Welche Funktionen in welchem Umfang benötigt werden, können Sie zunächst in einer Demo-Version prüfen. Räumen Sie Ihren Mitarbeiten hierzu ausreichend viel Zeit ein – das wird sich hinterher doppelt und dreifach auszahlen.
Damit Ihr Team die neue Software letztlich akzeptiert, ist es wichtig, dass Sie Ihre Mitarbeiter schon beim Projekt-Kickoff einbeziehen und ihnen die Möglichkeit einräumen, den Entwicklungs- bzw. Customizing-Prozess mitzuverfolgen und sogar ein Stück weit zu beeinflussen.
Haben Sie das große "Ganze" im Blick?
Damit Sie Ihre projektverantwortlichen Mitarbeiter neben dem Tagesgeschäft nicht überfordern, empfehle ich Ihnen, das Digitalisierungsprojekt in kleine Aufgabenpakete zu zerteilen. Das hat den Vorteil, dass der Tätigkeitsumfang für jeden einzelnen Mitarbeiter sinkt. Jedoch bringt dies gleichzeitig die Gefahr mit sich, dass Abhängigkeiten nicht sofort auffallen.
Achten Sie in kurzen regelmäßigen Info-Runden darauf, dass sich im gesamten Projektteam der Blick auf das große “Ganze” entwickeln kann. Damit auch die Mitarbeiter, die in dem Projekt nur weniger involviert sind, die neue Software letztlich ebenso gerne nutzen, sollten Sie diese über das Intranet regelmäßig über den Projektfortschritt und die geplante Vision auf dem Laufenden halten.
Geben Sie Querulanten keine Chance
Vermeiden Sie zu häufige und zu lange Projektbesprechungen. Denn hierdurch verlieren Sie nicht nur wertvolle Zeit, sondern bremsen außerdem den Projekterfolg aus. Bekanntlich können aus jeder kleinen Herausforderung scheinbar unüberwindbare Hindernisse kreiert werden, die dann in Meetings bis ins kleinste Detail ausdiskutiert werden. Hilfreich ist das nicht.
Es gibt auch Querulanten, die es schaffen, die ganze Mannschaft derart zu sabotieren, dass der kleinste Fortschritt sofort im Keim erstickt wird. Sprechen Sie die Situation in einem solchen Fall direkt an und schieben Sie die Konfrontation nicht auf die lange Bank. Gegebenenfalls wird der Betroffene sogar erleichtert und dankbar sein, wenn ein andere Person für ihn einspringt.
Fördern Sie ambitionierte Mitarbeiter!
Wenn Sie ambitionierten Mitarbeitern Freiräume und Möglichkeiten bei der Projektgestaltung einräumen, lösen Sie hierdurch oft einen echten Motivationsschub aus. So kann eine unbezahlbare Projektdynamik entstehen, die nicht mal durch einen Bonus erwirkt werden könnte. Besser ist es also, den Mitarbeitern in Aussicht zu stellen, dass bei einem erfolgreichen Projektabschluss ein weiterer spannender Aufgabenbereich wartet.
Der ein oder andere Mitarbeiter wird hierbei vielleicht Bedenken haben, dass er der Aufgabe nicht gewachsen sein könnte. Manchmal braucht es jedoch einfach etwas Mut, um in das kalte Wasser zu springen.
Oft wird auch tatsächlich nicht alles reibungslos klappen – das ist normal und Fehler sind sogar notwendig, um zu lernen und um langfristig das Beste aus Ihrem Team herauszuholen. Doch solange Sie es nicht versuchen, Ihren Mitarbeitern mehr Verantwortung zu übertragen, dann werden Sie auch nicht herausfinden, welche Fähigkeiten in Ihren Mitarbeitern derzeit noch schlummern.
Überprüfen Sie Ihre Unternehmenskultur
Das ist gleich ein Grund mehr, wieso Sie eine Unternehmenskultur entwickeln sollten, in der auch Fehler gemacht werden dürfen.
Es ist deutlich besser, im Fall der Fälle letztlich ein einzelnes Teilprojekt in eine andere Richtung zu lenken oder sogar zu canceln, anstatt erst zu spät zu erkennen, dass die neuen Softwarefunktionen theoretisch zwar zukunftsorientiert sind, jedoch praktisch nicht umgesetzt werden können. Da sich eine Unternehmenskultur nicht von alleine zum Positiven hin entwickelt, holen Sie sich frühzeitig einen Expertenrat ein – dies wird sich langfristig doppelt auszahlen.
Klassisches Projektmanagement mit agilen Methoden
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter nicht nur in den klassischen Projektmanagement-Methoden, sondern auch im agilen Denken.
Es gibt durchaus Projekte, die in klassischer Weise, stringent im Wasserfallmodell, erfolgreich umgesetzt werden können. Tatsächlich ist es oft auch hilfreich, sich an einer Struktur entlang zu hangeln. So können Ihre Mitarbeiter beispielsweise innerhalb kürzester Zeit Checklisten abarbeiten und die Prozesse in Ihrem Unternehmen auf eine DSGVO-konforme Umsetzung überprüfen.
Im Speditionsgewerbe sind die Abläufe in einigen Bereichen sehr ähnlich, sodass Sie hier Schablonen anwenden können. Die vielen individuellen Kundenvereinbarungen erschweren jedoch eine Standardisierung der Prozesse, was wiederum für eine agile Vorgehensweise spricht. Hierdurch ist es möglich, dass Sie sich selbst in einem laufenden Projekt an neue, sich wandelnde Gegebenheiten anpassen.
Agile Projekte zeichnen sich durch unbürokratische Projektmanagementstrukturen und klare Verantwortlichkeiten aus. Folienschlachten werden reduziert und die Einforderung von Verbindlichkeit sorgt für eine beschleunigte Umsetzung.
Eine lange Besprechung gibt es nur beim Abschlussmeeting und es wird besonderer Wert auf schnelle Projektergebnisse gelegt.
Letztendlich sind es Ihre Mitarbeiter, die Ihr Digitalisierungsprojekt erfolgreich umsetzen – vorausgesetzt die richtige Einstellung und Motivation sind vorhanden.
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