Potenzialanalyse - die Grundlage der Digitalisierung

Eine Potenzialanalyse kann Abhilfe schaffen, wenn Sand im Getriebe ist und die Prozesse in Ihrer Spedition nicht einwandfrei ablaufen. Im Rahmen einer Potenzialanalyse wird geprüft, worin die Ursachen für die fehlerhaften oder zeitaufwendigen Prozesse liegen, was genau in Ihrer Spedition bereits gut läuft und wo noch weitere Verbesserungspotenziale bestehen. 

Prozessoptimierung in der Speditionswelt

Ablauf der "Digital Jetzt" Förderung

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1. Analyse

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Analyse

1. Ausgangssituation & Potenzialanalyse Stärken, Schwächen und Optimierungs-Potenziale erkennen
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2. Handlungs-
empfehlung

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Ideenfindung &
Konzeption

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3. Förderung
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Umsetzung des Projekts

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Was ist eine Potenzialanalyse?

Im Rahmen einer Potenzialanalyse können Sie feststellen, in welchen Bereichen Ihre Spedition bereits gut aufgestellt ist und in welchen Bereichen wiederum noch ungenutzte Potenziale schlummern.Daher beschäftigen wir uns in der Potenzialanalyse mit den folgenden Fragen: • Worin liegen die Stärken Ihrer Spedition? • Worin liegen die Schwächen Ihrer Spedition? • Welche Stärken werden bereits gut eingesetzt und voll ausgeschöpft? • In welchen Ihrer Stärken schlummern noch ungenutzte Potenziale? • Welchen Schwächen wird bereits gut entgegen gewirkt? • Welche Schwächen müssen noch behoben werden?Während Probleme häufig auf der Hand liegen, befinden sich die Ursachen der Probleme oft eher im Verborgen und sind nicht ganz klar. Da lohnt es sich, ausreichend Zeit zu investieren, um die gesamten Prozesse in Ihrer Spedition zu analysieren und den Dingen auf dem Grund zu gehen. Hierdurch können Fehler und Zeiträuber in Ihren Prozessen eliminiert und Potenziale zukünftig voll ausgeschöpft werden.

Welche Ziele werden mit der Potenzialanalyse verfolgt?​

Das Ziel einer Potenzialanalyse ist es, Ihre Spedition auf den richtigen Weg zu bringen, um möglichst erfolgreich und effektiv arbeiten zu können. Sie hilft dabei, die Potenziale Ihrer Organisation voll auszuschöpfen, die Stärken Ihrer Prozesse und Ihres Teams effektiv zu nutzen und Schwächen zu reduzieren.

Damit Ihre Potenzialanalyse nicht erfolglos bleibt, ist es äußerst wichtig, dass Sie sich bereits im Vorfeld bewusst darüber sind, welches Ziel Sie mit der Analyse verfolgen.

Mögliche Ziele, die im Vorfeld einer Potenzialanalyse definiert werden, können unter anderem die folgenden Bereiche betreffen:
• Langfristiger Ausbau des Vertriebs
• Imageverbesserung durch stärkeren Fokus auf Nachhaltigkeit
• Ablaufoptimierung
• Kostenreduktion

Vorgehen bei der Potenzialanalyse

Im ersten Schritt einer Potenzialanalyse untersuchen wir, wie das jeweilige Unternehmen in den Bereichen Gemeinschaft, Struktur und Umsetzungsvermögen aufgestellt ist. Eine sinnvolle Struktur gibt den Mitarbeitern Sicherheit in ihrem Handeln. Die Analyse der Struktur beinhaltet unter anderem die Analyse der Prozessabläufe und befasst sich mit weiteren geschickten Fragestellungen, wie z.B. ob das Unternehmen achtsam mit den vorhanden Mitteln und Ressourcen umgeht.
Bei der Analyse des Umsetzungsvermögens steht die Untersuchung der Kernprozesse im Vordergrund. Außerdem befassen wir uns in diesem Schritt mit der Frage, wie die PS auf die Straße kommen. Neben den Marketingaktivitäten gibt es noch zahlreiche weitere weiche sowie harte Faktoren, die für den Erfolg eines Unternehmens relevant sind.
Mithilfe einer detaillierten Analyse können Handlungsempfehlungen für die Unternehmensführung abgeleitet werden, um dem Unternehmen zum Erfolg zu verhelfen.

Betriebsblindheit überwinden

Der Inhaber eines Unternehmens sollte ganz genau wissen, wo die Schwachstellen in seiner Firma liegen. In der Praxis ist jedoch häufig das Gegenteil der Fall – die eigene Wahrnehmung ist getrübt, man ist gewissermaßen „betriebsblind“, die Zeit für eine detaillierte Analyse fehlt oder die Geschäftsführung hat schlichtweg keine Lust, sich mit der Strategieentwicklung und der damit einhergehenden Analyse auseinanderzusetzen.

Um möglichst erfolgreich und effektiv arbeiten zu können, ist es wichtig, diese Betriebsblindheit zu überwinden und sich aus der Komfortzone heraus zu begeben, um sich mit den betrieblichen Prozessen auseinander zu setzen.

Daher ist es in der Durchführung einer Potenzialanalyse überaus empfehlenswert, einen externen Partner mit an Bord zu holen. Andernfalls ist es in der Regel schwierig, die Betriebsblindheit zu überwinden und die Unternehmensprozesse objektiv zu betrachten.
Wir von SpediHub helfen Ihnen gerne dabei, ein Stärken-Schwächen-Profil für Ihre Spedition zu erstellen und so ungenutzte Potenziale aufzudecken.

Für wen eignet sich eine Potenzialanalyse?​

Eine Potenzialanalyse eignet sich für alle Unternehmen, deren Prozesse nicht reibungslos laufen. Doch auch in Unternehmen, in denen man sich noch nicht über fehlerhafte Prozesse bewusst ist, kann eine Potenzialanalyse Sinn machen. Denn selbst wenn alle bisherigen Prozesse gut laufen, ist es sehr gut möglich, dass an irgendeiner Stelle noch Potenziale schlummern, die ohne eine Potenzialanalyse unentdeckt bleiben würden.

Neben ganzen Unternehmen kann die Potenzialanalyse auch für einzelne Personen durchgeführt werden. So hilft eine Potenzialanalyse beispielsweise karriereorientierten Mitarbeitern dabei, den richtigen Karriereweg einzuschlagen. Außerdem eignet sich die Potenzialanalyse sehr gut für Schüler, Studenten und andere Menschen, denen noch die berufliche Orientierung fehlt. Hier werden keine organisatorischen Stärken und Schwächen analysiert, sondern die der einzelnen Personen.

Wie sehen die Ergebnisse einer Potenzialanalyse aus?

Damit Sie sich besser vorstellen können, wie die Ergebnisse einer Potenzialanalyse aussehen könnten, finden sie nachfolgend zwei Beispiele. Die erste Potenzialanalyse stammt von einem Unternehmen, das ein Management-Informationssystems einführen möchte. Die zweite Grafik stammt von einem Unternehmen, das seinen Datenschutz mithilfe eines Datenschutz-Management-Systems verbessern möchte.

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Ausführlichere Informationen finden Sie zur Einführung eines  
Management-Informationssystems

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Ausführlichere Informationen finden Sie zur Einführung eines  
Datenschutz-Managementsystem

Im Rahmen der datenschutzbezogenen Potenzialanalyse werden alle relevanten Bereiche analysiert, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden.
Dabei wird im Detail geschaut, wer für die Abläufe den Hut auf hat und wo es Schwachstellen im Umgang mit personenbezogen Daten gibt bzw. geben könnte.
Beispielsweise wird betrachtet, was bei einer Datenpanne passieren soll und wie es mit der Datensicherheit aussieht. Als Ergebnis liefert die Potenzialanalyse eine Darstellung zum aktuellen Datenschutzniveau im Unternehmen.

Wie geht es nach der Potenzialanalyse weiter?

Nach der Analyse des IST-Zustandes fängt ein Großteil der Arbeit gerade erst an.
Denn nach der Potenzialanalyse geht es wie folgt weiter:

1. Potenzialanalyse
2. Handlungsempfehlungen ableiten
3. Strategien umsetzen
4. Kontrolle der Zielerreichung

Aus den visualisierten Ergebnissen der IST-Analyse können Handlungsempfehlungen herausgearbeitet werden, um die zuvor definierten Ziele möglichst schnell zu erreichen.
Letztlich müssen die Strategien umgesetzt und die Zielerreichung daraufhin kontrolliert werden.

Häufige Empfehlungen nach der Potenzialanalyse

Nach einer umfangreichen Unternehmensanalyse stellen wir häufig fest, dass die Einführung eines Wissensmanagementsystems empfehlenswert ist. Des Weiteren kann ein Datenschutzmanagementsystem dabei helfen, das Risiko von Bußgeldern zu reduzieren. Ferner haben wir nach einer Unternehmensanalyse häufig festgestellt, dass es für einige Unternehmen von Vorteil wäre, mit einer qualifizierten Marketing-Agentur zusammenzuarbeiten, um ihre Produkte zukünftig besser vermarkten zu können.
Weitere Handlungsempfehlungen, die nach einer Potenzialanalyse häufig herausgearbeitet werden konnten, sind unter anderem die folgenden: 

Wenn bei der Analyse Ihres Unternehmens besondere Herausforderungen in den Themengebieten Kommunikation, Partnerschaft und Führung auftreten, können wir Ihnen Experten empfehlen, die auf dem jeweiligen Gebiet zu Hause sind und in der Vergangenheit mit sehr guter Arbeit überzeugt haben.

Fördermöglichkeiten für Speditionen

Für alle KMU‘s hat das BAFA (Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle) eine Förderprogramm aufgesetzt wonach Unternehmen in strategischen Entscheidungen durch Beratungsleistungen unterstützt werden können. Hierzu zählt auch die Potentialanalyse.