Potenzialanalyse - die Grundlage der Digitalisierung

Eine Potenzialanalyse kann Abhilfe schaffen, wenn Sand im Getriebe ist und die Prozesse in Ihrer Spedition nicht einwandfrei ablaufen.

Ihre Spedition läuft nicht mehr so rund wie in den letzten Jahren? Oder Sie möchten sich für die Zukunft besser aufstellen?

Warum sollten Sie Ihre Unternehmensstrategie bewerten?

Eine Analyse allein bringt Ihnen zwar einen gewissen Aha-Effekt, wirklich bringt diese sie jedoch nur bedingt weiter. In Verbindung mit ausgearbeiteten Zukunftsprojekten und einer Umsetzungsunterstützung, können Sie aus der Theorie bei Bedarf schnell einen Praxisnutzen ableiten.

Prozessoptimierung in der Speditionswelt

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1. Analyse

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Analyse

1. Ausgangssituation & Potenzialanalyse Stärken, Schwächen und Optimierungs-Potenziale erkennen
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Was ist eine Potenzialanalyse?

Im Rahmen einer Potenzialanalyse können Sie feststellen, in welchen Bereichen Ihre Spedition bereits gut aufgestellt ist und in welchen Bereichen wiederum noch ungenutzte Potenziale liegen.

Während Probleme häufig auf der Hand liegen, befinden sich die Ursachen der Probleme oft eher im Verborgen und sind nicht ganz klar. Da lohnt es sich, ausreichend Zeit zu investieren, um die gesamten Prozesse in Ihrer Spedition zu analysieren und den Dingen auf dem Grund zu gehen.

Hierdurch können Fehler und Zeiträuber in Ihren Prozessen eliminiert und Potenziale zukünftig voll ausgeschöpft werden.

Welche Ziele werden mit der Potenzialanalyse verfolgt?​

Die Stärken und Schwächen Ihrer Spedition werden systematisch durchdacht, um die strategischen Faktoren und Maßnahmen für den Erfolg Ihrer Spedition zu bestimmen. Sie hilft dabei, die Potenziale Ihrer Organisation voll auszuschöpfen, die Stärken Ihrer Prozesse und Ihres Teams effektiv zu nutzen und Schwächen zu reduzieren.

Damit Ihre Potenzialanalyse nicht erfolglos bleibt, ist es äußerst wichtig, dass Sie sich bereits im Vorfeld bewusst darüber sind, welches Ziel Sie mit der Analyse verfolgen.

Das Fundament Ihrer Strategie ist die Unternehmensvision. Diese gibt die Richtung vor, in die Sie blicken und legt fest, welche Schritte als Nächstes zu gehen sind. Daher wird mit dem Team gemeinsam die strategische Ausrichtung geplant und verinnerlicht. Durch die schriftliche Fixierung entsteht eine echte Vision in den Köpfen der Mitarbeiter. Erst jetzt kann ein Konzept ausgearbeitet und ein Plan für dessen Umsetzung entwickelt werden.

Vorgehen bei der Potenzialanalyse

Im ersten Schritt einer Potenzialanalyse untersuchen wir, wie das jeweilige Unternehmen in den Bereichen Gemeinschaft, Struktur und Umsetzungsvermögen aufgestellt ist. Eine sinnvolle Struktur gibt den Mitarbeitern Sicherheit in ihrem Handeln. Die Analyse der Struktur beinhaltet unter anderem die Analyse der Prozessabläufe und befasst sich mit weiteren geschickten Fragestellungen, wie z.B. ob das Unternehmen achtsam mit den vorhanden Mitteln und Ressourcen umgeht.
Bei der Analyse des Umsetzungsvermögens steht die Untersuchung der Kernprozesse im Vordergrund. Außerdem befassen wir uns in diesem Schritt mit der Frage, wie die PS auf die Straße kommen. Neben den Marketingaktivitäten gibt es noch zahlreiche weitere weiche sowie harte Faktoren, die für den Erfolg eines Unternehmens relevant sind.
Mithilfe einer detaillierten Analyse können Handlungsempfehlungen für die Unternehmensführung abgeleitet werden, um dem Unternehmen zum Erfolg zu verhelfen.

Betriebsblindheit überwinden

Der Inhaber eines Unternehmens sollte ganz genau wissen, wo die Schwachstellen in seiner Firma liegen. In der Praxis ist jedoch häufig das Gegenteil der Fall – die eigene Wahrnehmung ist getrübt, man ist gewissermaßen „betriebsblind“, die Zeit für eine detaillierte Analyse fehlt oder die Geschäftsführung hat schlichtweg keine Lust, sich mit der Strategieentwicklung und der damit einhergehenden Analyse auseinanderzusetzen.

Um möglichst erfolgreich und effektiv arbeiten zu können, ist es wichtig, diese Betriebsblindheit zu überwinden und sich aus der Komfortzone heraus zu begeben, um sich mit den betrieblichen Prozessen auseinander zu setzen.

Daher ist es in der Durchführung einer Potenzialanalyse überaus empfehlenswert, einen externen Partner mit an Bord zu holen. Andernfalls ist es in der Regel schwierig, die Betriebsblindheit zu überwinden und die Unternehmensprozesse objektiv zu betrachten.
Wir von SpediHub helfen Ihnen gerne dabei, ein Stärken-Schwächen-Profil für Ihre Spedition zu erstellen und so ungenutzte Potenziale aufzudecken.

Für wen eignet sich eine Potenzialanalyse?​

Eine Potenzialanalyse eignet sich für alle Unternehmen, deren Prozesse nicht reibungslos laufen. Doch auch in Unternehmen, in denen man sich noch nicht über fehlerhafte Prozesse bewusst ist, kann eine Potenzialanalyse Sinn machen. Denn selbst wenn alle bisherigen Prozesse gut laufen, ist es sehr gut möglich, dass an irgendeiner Stelle noch Potenziale schlummern, die ohne eine Potenzialanalyse unentdeckt bleiben würden.

Neben ganzen Unternehmen kann die Potenzialanalyse auch für einzelne Personen durchgeführt werden. So hilft eine Potenzialanalyse beispielsweise karriereorientierten Mitarbeitern dabei, den richtigen Karriereweg einzuschlagen. Außerdem eignet sich die Potenzialanalyse sehr gut für Schüler, Studenten und andere Menschen, denen noch die berufliche Orientierung fehlt. Hier werden keine organisatorischen Stärken und Schwächen analysiert, sondern die der einzelnen Personen.

Beispiel-Ergebnisse einer Potenzialanalyse aus:

Damit Sie sich besser vorstellen können, wie die Ergebnisse einer Potenzialanalyse aussehen könnten, finden sie nachfolgend zwei Beispiele. Die erste Potenzialanalyse stammt von einem Unternehmen, das ein Management-Informations-System einführen möchte. Die zweite Grafik stammt von einem Unternehmen, das seinen Datenschutz mithilfe eines Datenschutzmanagement-System verbessern möchte.

Managamentinformationsystem analysieren

Ausführlichere Informationen finden Sie zur Einführung eines  
Management-Informations-Systems

Datenschutz Niveau analysieren

Ausführlichere Informationen finden Sie zur Einführung eines  
Datenschutzmanagementsystem

Im Rahmen der datenschutzbezogenen Potenzialanalyse werden alle relevanten Bereiche analysiert, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden.
Dabei wird im Detail geschaut, wer für die Abläufe den Hut auf hat und wo es Schwachstellen im Umgang mit personenbezogen Daten gibt bzw. geben könnte.
Beispielsweise wird betrachtet, was bei einer Datenpanne passieren soll und wie es mit der Datensicherheit aussieht. Als Ergebnis liefert die Potenzialanalyse eine Darstellung zum aktuellen Datenschutzniveau im Unternehmen.

360°-Analyse mit dem Strategie-Haus der Logistik

Die 360°-Rundum-Analyse ist eine Sonderform der Potenzialanalyse. Sie ist für diejenigen Speditionen gedacht, die aus der Unternehmensanalyse ein Maximum an Informationen gewinnen wollen. Die Analyse basiert auf insgesamt 60 Fragen, aus denen detaillierte Handlungsempfehlungen abgeleitet werden. Hierbei werden drei Kompetenzbereiche betrachtet, die ein möglichst ausgewogenes Bild zeigen sollten, um einen langfristigen Unternehmenserfolg zu sichern.

SpediHub hat das Strategiehaus so individualisiert, dass dessen Fokus auf die Strategieentwicklung von Speditionen ausgerichtet ist.
Mehr zu meiner spezifischen Potenzialanalyse für Logistikunternehmen

Der Erfolg von wettbewerbsfähigen Unternehmen kommt nicht von ungefähr, sondern von zielstrebiger und kontinuierlicher Arbeit an den eigenen Handlungsfeldern und der stetigen Ausrichtung an die komplexe, sich rasant verändernde Geschäftswelt.
Bei der Selbstanalyse sowie der Ableitung der notwendigen Handlungsschritte unterstützt das Strategiehaus der Logistik.

Die Grundlage des Strategiehauses der Logistik ist eine ausgefeilte Analyse, die es ermöglicht, die zentralen Unternehmensbereiche in Ihrer Spedition zu bewerten. Als Ergebnis wird visuell dargestellt, in welchen Bereichen Handlungsfelder bestehen. Bei einer Studie mit 10.000 Unternehmen wurde festgestellt, dass sich überdurchschnittlich erfolgreiche Unternehmen bei allen zu betrachtenden Unterpunkten des Strategie-Hauses jeweils im grünen Bereich befanden.

Wie funktioniert die 360°-Analyse für Ihre Spedition?

Damit eine aussagekräftige Auswertung entstehen kann, werden alle zentralen Unternehmensbereiche strukturiert analysiert. Neu bei dieser Analysemethode ist, dass die Bereiche nicht nebeneinander, sondern als aufeinander aufbauend betrachtet werden. So gibt es allumfassende Aspekte, die zum Fundament eines gesunden Unternehmens zählen, während andere Prozesse im Detailierungsgrad zunehmen und auf diesem Fundament aufbauen oder es wie ein Dach umspannen.

Vision

Das Fundament Ihrer Strategie ist die Unternehmensvision. Diese gibt die Richtung vor, in die Sie blicken und legt fest, welche Schritte als Nächstes zu gehen sind. Daher wird mit dem Team gemeinsam die strategische Ausrichtung geplant und verinnerlicht. Durch die schriftliche Fixierung entsteht eine echte Vision in den Köpfen der Mitarbeiter. Erst jetzt kann ein Konzept ausgearbeitet und ein Plan für dessen Umsetzung entwickelt werden.

Marketing und Vertriebsprozesse

Die Analyse in diesem Segment steht unter der Leitfrage: Wie kann sich Ihre Spedition von der Masse hervorheben? – Das immer mit dem Ziel vor Augen, eine echte Anziehungskraft zu entwickeln, welche die Königsklasse des Marketings darstellt.
Bevor an der Kundengewinnung oder Vertriebsstrategie gefeilt werden kann, muss ermittelt werden, welche Zielgruppe zum Angebot passt. Genauso wichtig ist es, sich intensiv mit der Wettbewerbsstrategie auseinanderzusetzen. Gelingt es, gezielt auf die Bedürfnisse der adressierten Zielgruppe einzugehen, können auch bessere Preise durchgesetzt werden. Genauso verhält es sich, wenn es Ihnen gelingt, eine Nische zu bedienen oder eine individuelle Dienstleistung anzubieten.

Innovationsmanagement

Durch die stetig steigende Dynamik der Märkte ist es für Unternehmen überlebensnotwendig, flexibel auf Veränderungen reagieren zu können. Werden Mitarbeiter bei der Entwicklung neuer Kundenprodukte eingebunden und fair honoriert, können innovative Lösungen entwickelt werden, die dem Unternehmen das Bestehen am Markt sichern.
Das Innovationsmanagement ist immer mit einem Ohr beim Kunden, um kurzfristig auf die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe eingehen zu können. Dies ist nicht nur schneller und günstiger im Vergleich zur Buchung von Marketingagenturen, sondern verspricht eine hohe Effizienz, da es Ihre Mitarbeiter sind, die täglich im Kontakt mit den Kunden stehen und diese daher am besten kennen. Wenn das Feedback von Kunden systematisch bewertet und in den Verbesserungsprozess integriert wird, zahlt sich dies unmittelbar aus.

Kommunikation

Nutzen Sie effiziente Kommunikationskanäle, um Ihre Disposition vor unnötigen Aufgaben zu schützen? Werten Sie Reklamationen und Beschwerden systematisch aus, um vorbeugend Maßnahmen zu entwickeln? Halten Sie Ihre Mitarbeiter über ein Intranet auf dem Laufenden? Diese Fragen sollen Ihnen beispielhaft verdeutlichen, welche Aspekte bei diesem Punkt analysiert werden.

Kernprozesse

Oft fällt in einem Unternehmen erst dann schmerzlich auf, welche Schlüsselkompetenzen ein Mitarbeiter hatte, wenn dieser die Spedition plötzlich verlässt. Daher ist es für Unternehmen essenziell, Spezialwissen zu schützen, zu erhalten und weiterzuentwickeln. In diesem Abschnitt werden daher die Kernprozesse durchleuchtet und es wird unter anderem ermittelt, auf welche Ressourcen das Geschäftsmodell unbedingt angewiesen ist.
Weiterhin wird detailliert untersucht, wie Sie Ihre Abläufe weiter optimieren können, um Ihre Aufträge effizienter und kostengünstiger abzuwickeln. Eine Voraussetzung hierfür ist es beispielsweise, dass Ihnen Ihre ERP-Software in Echtzeit die richtigen Kennzahlen liefert.

Finanzen und Controlling

Um Abweichungen in Unternehmensprozessen frühzeitig erkennen zu können, müssen die Geschäftszahlen regelmäßig und zeitnah bewertet werden. So kann rechtzeitig gegengesteuert und beispielsweise zusätzliches Personal oder Fahrzeuge beschafft werden.
Für eine maximale Kundenzufriedenheit ist eine fortlaufende hohe Dienstleistungsqualität Voraussetzung. Um eine hohe Transparenz zu erlangen, werden nicht nur die richtigen Kennzahlen , sondern auch weiche Faktoren aus dem Kunden-Feedback benötigt .

Risikomanagement

Fehler können teuer werden. Nicht nur bei wichtigen Kunden, sondern auch dadurch, dass sie allgemein die Reputation Ihres Unternehmens oder die Wettbewerbsfähigkeit schmälern können.
Daher sollten Prozessrisiken überwacht und ein System entwickelt werden, um Fehleinschätzungen vorzubeugen. Das gelingt beispielsweise durch eine regelmäßige Risikoanalyse.
Risiken können sich unter anderem aufgrund von folgenden Aspekten ergeben: Mangelnde Schulung von Mitarbeitern, nachlässiger Umgang mit Datenschutz, steigendes Cyberrisiko aufgrund von Vernetzung und Digitalisierung der Unternehmensprozesse, unzureichende IT-Sicherheit, alte und daher ungünstige Verträge und Verpflichtungen, Wissensverlust durch Weggang von Mitarbeitern, schnelle bzw. disruptive Marktveränderungen.
Schäden aus Risiken kann jedoch vorgebeugt werden. Unter anderem durch Transparenz, klare Richtlinien und Arbeitsanweisungen.

Schutzdach des Strategie-Hauses

In diesem Bereich werden spezifische Prozesse durchleuchtet, die das Funktionieren Ihrer Spedition nach außen absichern; dazu gehören Risikovorsorge, Datenschutz oder Vertragsmanagement. Ein weiterer zentraler Punkt sind Nachhaltigkeitsthemen. Denn Nachhaltigkeit und Wirtschaftlichkeit sind aufs Engste miteinander verknüpft.

Wie geht es nach der 360°-Analyse weiter?

Nach der Analyse des IST-Zustandes fängt ein Großteil der Arbeit gerade erst an.
Denn nach der Potenzialanalyse geht es wie folgt weiter:

1. Potenzialanalyse
2. Handlungsempfehlungen ableiten
3. Strategien umsetzen
4. Kontrolle der Zielerreichung

Aus den visualisierten Ergebnissen der IST-Analyse können Handlungsempfehlungen herausgearbeitet werden, um die zuvor definierten Ziele möglichst schnell zu erreichen.
Letztlich müssen die Strategien umgesetzt und die Zielerreichung daraufhin kontrolliert werden.

Häufige Empfehlungen nach der Potenzialanalyse

Nach einer umfangreichen Unternehmensanalyse stellen wir häufig fest, dass die Einführung eines Wissensmanagementsystems empfehlenswert ist. Des Weiteren kann ein Datenschutzmanagementsystem dabei helfen, das Risiko von Bußgeldern zu reduzieren. Ferner haben wir nach einer Unternehmensanalyse häufig festgestellt, dass es für einige Unternehmen von Vorteil wäre, mit einer qualifizierten Marketing-Agentur zusammenzuarbeiten, um ihre Produkte zukünftig besser vermarkten zu können.
Weitere Handlungsempfehlungen, die nach einer Potenzialanalyse häufig herausgearbeitet werden konnten, sind unter anderem die folgenden: 

Wenn bei der Analyse Ihres Unternehmens besondere Herausforderungen in den Themengebieten Kommunikation, Partnerschaft und Führung auftreten, können wir Ihnen Experten empfehlen, die auf dem jeweiligen Gebiet zu Hause sind und in der Vergangenheit mit sehr guter Arbeit überzeugt haben.

Fördermöglichkeiten für Speditionen

Für alle KMU‘s hat das BAFA (Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle) eine Förderprogramm aufgesetzt wonach Unternehmen in strategischen Entscheidungen durch Beratungsleistungen unterstützt werden können. Hierzu zählt auch die Potenzialanalyse.