Wissensmanagement - mit Office 365

Wieso ist ein Wissensmanagementsystem wichtig?

Wissen ist die entscheidende Kompetenz in den meisten Unternehmen und führt dementsprechend zu erheblichen Wettbewerbsvorteilen.
Zum einen vergisst man selbst schnell die einzelnen Schritte einer Aufgabe, wenn man diese nicht täglich oder zumindest wöchentlich ausführt.
Zum anderen bietet ein strukturiertes Wissensmanagement die Möglichkeit, Wissen unkompliziert an neue Mitarbeiter weiterzugeben. Wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt, bleibt das Wissen weiterhin in Ihrem Unternehmen bestehen.
Der Erhalt des vorhandenen Wissens ist daher keine triviale Aufgabe. Gleichzeitig lohnt es sich in den meisten mittelständischen Unternehmen häufig nicht, ein extra Intranet für den internen Informationsaustausch einzurichten, da dies immer auch einen entsprechenden Pflegeaufwand mit sich bringt.
Selbst wenn mal ein Mitarbeiter eine Anleitung in Word erstellt hat, wird diese in den meisten Fällen in einem analogen Ordner bzw. in einem der Netzwerkordner abgelegt. Das Problem: Dieses Dokument ist nur dann auffindbar, wenn zuvor ein eindeutiger Name dafür vergeben wurde.
Optimal wäre es, eine zentrale Datenbank zu nutzen, die so optimiert ist, dass jede gewünschte Datei einfach und schnell gefunden werden kann. 
Der Vorteil eines Wissensmanagementsystems ist also unter anderem eine erhebliche Zeitersparnis.
Wenn jede Abteilung ihr erarbeitetes Wissen so ablegt und sortiert, dass alle darauf zugreifen können, dann kann das gesamte Unternehmen von diesem Wissensmanagement profitieren.

Wissensmanagement mit OneNote

Um ein Wissensmanagement einzuführen, stellt OneNote eine einfache und verhältnismäßig unkomplizierte Möglichkeit dar. Wenn Sie ohnehin schon Office 365 benutzen, können Sie das Programm auch so strukturiert aufsetzen, dass es sich optimal als Wissensmanagementsystem eignet. So können Sie alle Daten, Dokumente und alles Wissen an einem Ort sammeln und miteinander vernetzen.

Mit OneNote, den Bibliotheken und den Websites von SharePoint können Sie das Intranet nach und nach ganz nach Ihren Anforderungen aufbauen. Ab einer gewissen Unternehmensgröße lohnt es sich außerdem, für jeden Fachbereich innerhalb vom SharePoint eigene Websites anzulegen und Ihr Wissen und Ihre Neuigkeiten hier mit den anderen Mitarbeitern zu teilen.

Dokumente, die in einem durchsuchbaren Format abgelegt werden, können effizient durch eine Schlagwortsuche gefunden werden. Außerdem besteht die Möglichkeit, Dokumente mit Meta-Informationen anzureichen, was das Auffinden noch weiter verbessert. Lesen mehr zu dem Thema in meinen Beitrag Dokumentenverwaltung mit Office 365.

Vorhandenes Wissen lässt sich unter anderem in Form von Mindmaps oder Grafiken an einem Whiteboard festhalten. OneNote eignet sich perfekt dazu, um die Zusammenhänge von unterschiedlichen Themen zu dokumentieren. Hier lassen sich nicht nur simple Textabschnitte verfassen, sondern problemlos auch Screenshots oder Fotos einfügen.
Das Beste daran: Die Datei wird automatisch per OCR lesbar gemacht. Wenn Sie die Datei also später noch einmal suchen, wird mit der Suchfunktion auch der Inhalt (nicht nur der Titel) durchsucht.

Fazit:
Im Prinzip lässt sich mit OneNote ein Light Wissensmanagement aufbauen. Es lassen sich beliebig viele digitale Notizbücher anlegen, in denen wiederum Ordnergruppen gebildet werden können, um Notizen strukturiert abzulegen.

Da eine OneNote-App für das Smartphone verfügbar ist, können so auch spontane Gedankeneinfälle unkompliziert festgehalten oder recherchiert werden. Auch hier ist eine übergreifende Inhaltssuche verfügbar, die innerhalb von Dokumenten nach Schlagworten sucht.