Speditionen sind aufgrund des Kostendrucks und der geringen Marge gezwungen, ihre Touren zu optimieren und rüsten hierzu ihre Lkw mit GPS-Technik aus.
Parallel dazu werden Kunden immer anspruchsvoller und verlangen frühzeitig einen aktuellen Status über den Versandprozess, um ihre eigenen Prozesse am Laufen zu halten. Hieraus ergibt sich ebenfalls die Notwendigkeit für GPS-Tracking.
Allerdings stoßen beim Einsatz von Trackingsystemen zwei Welten aufeinander: organisatorische Ablaufoptimierung und Datenschutz.
Die Echtzeitverfolgung von Waren und Fahrzeugen gehört zum Standard in der Transport- und Logistikbranche. Häufig sind sich Speditionen nicht bewusst, dass beim GPS-Tracking personenbezogene Daten übermittelt werden und daher Datenschutzbestimmungen greifen, die den Schutz dieser Daten in den Vordergrund stellen.
Soweit Mitarbeiterdaten betroffen sind, dürfen diese Daten nur übermittelt werden, soweit dies zur Durchführung des eigentlichen Arbeitsverhältnisses erforderlich ist.
In der Regel ist eine Übermittlung von standortbezogenen Daten des Lkw bzw. des Lkw-Fahrers nur dann zulässig, wenn die Einwilligung des Mitarbeiters vorliegt.
Auch wenn bislang seitens der Landesdatenschutzbehörden nur wenige Kontrollen durchgeführt wurden, gilt: Unwissenheit schützt vor Strafe nicht. Sie sollten sich daher um eine datenschutzkonforme Handhabung der GPS-Daten kümmern.
Mir ist es wichtig, dass Sie sich mit dem Datenschutz bei der GPS-Überwachung auseinandersetzen, da bereits ein einziger Datenschutzvorfall oder eine einzige Beschwerde eines Betroffenen die Landesdatenschutzbehörde zu einer Prüfung veranlassen kann.
Wie Sie Ihre Lkw datenschutzkonform per GPS tracken können, erfahren Sie in meinem Leitfaden für DSGVO-konformes Tracking.
Zunächst müssen Ihre Mitarbeiter schriftlich informiert werden, dass eine GPS-Überwachung stattfindet. Dies geschieht am einfachsten, indem Sie Ihre Datenschutzhinweise für Mitarbeiter anpassen. Da Sie das GPS-Tracking für organisatorische Gründe verwenden, besteht seitens Ihres Unternehmens ein berechtigtes Interesse, die erhobenen Daten zu verarbeiten.
Weiterhin sollten Sie wissen, in welchen Fällen eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) durchgeführt werden muss. Hierzu informiert beispielsweise die Hessische Aufsichtsbehörde mit einer Liste der Verarbeitungstätigkeiten, bei denen eine DSFA verpflichtend ist. Dort wird unter Punkt 8 die Geolokalisierung von Beschäftigten aufgeführt.
Wenn Sie Ihre Lkw per GPS überwachen, greift für Sie als Spedition Art. 35 DSGVO. Daraus leitet sich die Pflicht ab, eine Datenschutz-Folgenabschätzung zu verfassen, in der Sie bewerten, welches Risiko für Ihre Beschäftigten durch die vorgesehene Verarbeitung der GPS-Daten entsteht.
Im Vordergrund steht der Schutz personenbezogener Daten. Das heißt, der Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten muss gerechtfertigt sein. Werden beispielsweise GPS-Daten verwendet, um Mitarbeiter heimlich zu kontrollieren, machen Sie sich strafbar.
Genauso sollten Sie die Speicherdauer der Bewegungsdaten auf ein Minimum reduzieren und die Mitarbeiter über die Speicherdauer informieren.
Zugriff auf die Tracking-Daten dürfen nur berechtigte Personen haben – und auch nur dann, wenn der Zugriff erforderlich ist.
Zudem sollte den Mitarbeitern die Möglichkeit eingeräumt werden, das Tracking zu deaktivieren, beispielsweise in Pausenzeiten, oder – bei Firmenfahrzeugen, die privat genutzt werden dürfen – nach Feierabend.
In Deutschland sind es Bürger gewohnt, dass sie zur Abgabe der Steuererklärung aufgefordert werden, wenn sie nicht selbst daran gedacht haben. Da die DSGVO auf europäischer Gesetzgebung beruht, wird es nicht passieren, dass Sie an Ihre Rechenschaftspflicht hinsichtlich des Datenschutzes erinnert werden.
Wenn Sie gegen die DSGVO verstoßen, darf eine Aufsichtsbehörde Ihren Fall unmittelbar prüfen. Wird ein Verstoß gegen die Regeln zur Geolokalisierung von Mitarbeitern festgestellt, kann ein Bußgeld in Höhe von 2 bis 4 % des Jahresumsatzes verhängt werden. Bei einem Umsatz in Höhe von 10.000.000 Euro sind das 200.000 bis 400.000 Euro.
Sie haben die Möglichkeit, sich vor Gericht gegen das Bußgeld zu wehren. Jedoch werden die Richter prüfen, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) vorliegt und ob Sie ein Datenschutzmanagement-System (DSMS) in Ihrem Unternehmen eingeführt haben. Ist dies nicht der Fall, werden Sie Schwierigkeiten haben, das Bußgeld abzuwenden.
Unternehmen bedienen sich zunehmend der Videoüberwachung, um unzulässige Handlungen zu unterbinden oder um Mitarbeiter zu informieren, dass ein Kunde wartet.
Allerdings ist die Videoüberwachung auch ein Schwerpunkt in der Arbeit der Datenschutzbehörden. Denn jede Videoaufnahme stellt grundsätzlich einen Eingriff in das Persönlichkeitsrecht des betroffenen Bürgers dar. Seit Einführung der DSGVO gibt es daher strenge Auflagen, wann eine Videoüberwachung zulässig ist und wie lange Daten gespeichert werden dürfen.
Da durch die Aufzeichnung von bewegten Bildern personenbezogene Informationen verarbeitet werden, greifen die Bestimmungen der DSGVO. Aus den Grundsätzen lassen sich bereits generelle Regeln für Videoaufzeichnungen ableiten:
Bevor Sie auf dem Speditionsgelände eine Videoüberwachung installieren, müssen Sie in der Regel eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) durchführen.
Die Pflicht zur DSFA ergibt sich aus Art. 35 DSGVO. Kriterien sind insbesondere:
Im DSFA-Bericht müssen Sie die Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit der Videoüberwachung begründen, die geplanten Verarbeitungsvorgänge und ihren Zweck beschreiben, mögliche Risiken beurteilen sowie Abhilfemaßnahmen zur Risikoeindämmung nennen.
Sollten Sie hierzu Fragen haben, berät Sie Ihr Datenschutzbeauftragter bzw. erstellt die DSFA für Sie.
Eine erste Risikoanalyse kann mit überschaubarem Aufwand durchgeführt werden. Durch die Darstellung in einem Risikographen können Sie schnell erkennen, ob Sie dem Thema eine höhere Priorität zumessen sollten.
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