Aufgabenverwaltung mit Office effizienter gestalten

Aufgabenmanagement:
Abläufe effizienter gestalten

Trotz der vielen Gemeinsamkeiten in der Auftragsabwicklung sind die Prozesse von Spedition zu Spedition sehr vielfältig und unterschiedlich. Um trotzdem eine effiziente Bearbeitung Ihrer individuellen Aufträge gewährleisten zu können, kann es sinnvoll sein, auf bereits entwickelte Softwaremodule zurückzugreifen, die mit einem überschaubaren Aufwand individualisiert werden können. Office 365 biete die optimale Grundlage Aufgaben effizient zu steuern.

Individuelle Verträge reduzieren die Verarbeitungsqualität

Trotz der vielen Gemeinsamkeiten in der Auftragsabwicklung sind die Prozesse von Spedition zu Spedition sehr vielfältig und unterschiedlich.
Um trotzdem eine effiziente Bearbeitung Ihrer individuellen Aufträge gewährleisten zu können, kann es sinnvoll sein, auf bereits entwickelte Softwaremodule zurückzugreifen, die mit einem überschaubaren Aufwand individualisiert werden können. Office 365 bietet die optimale Grundlage, um Aufgaben effizient zu steuern.

Mit zunehmenden individuellen Vereinbarungen steigen sowohl die Komplexität als auch das Fehlerrisiko bei der Berechnung korrekter Preise. Im Idealfall steigt durch die individuellen Preisvereinbarungen zwar die Marge, im ungünstigen Fall steigen hingegen vor allem die Verwaltungskosten. Zudem sinkt mit den individuellen Kundenvereinbarungen die Transparenz und mit zunehmender Komplexität auch die Stammdatenqualität.
Gelingt es nun, die Berechnungslogik softwaregestützt nach und nach abzubilden und den Ablauf teilweise workflowgestützt zu automatisieren, hat dies positive Auswirkungen auf die Qualität in der Berechnung, auf die Verarbeitungsgeschwindigkeit und im besten Falle sogar auf die Mitarbeiterzufriedenheit.
Wenn die Daten zusätzlich visualisiert werden, können auf einen Blick wichtige Erkenntnisse über die aktuelle Situation gewonnen werden.
Durch eine weitere Aufbereitung der Daten können zudem individualisierte Auswertungen erzeugt und entsprechende Handlungsempfehlungen abgeleitet werden.
Es gibt eine Vielzahl an Möglichkeiten, um die Prozesse zu analysieren und Verbesserungspotenziale zu erkennen. Werden die Prozesse dagegen nicht optimiert, bleiben enorme Chancen ungenutzt.
Heutzutage sind die Kalkulationsmöglichkeiten sehr vielseitig. Ihre ausgetüftelten Regeln für die Preisbildung müssen in den Köpfen Ihrer Mitarbeiter sitzen, damit im Gespräch mit Kunden oder auch bei unternehmensinternen Gesprächen keine Missverständnisse aufkommen.

Beispiel: Auftragsverarbeitung

Eine mögliche Lösung für die richtige Preisbildung zu unterschiedlichen Uhrzeiten mit unterschiedlichen Anbietern und Produkten ist eine unterstützende Preisbildung durch einen Algorithmus. Kommt es zu einem Auftrag, kann die Preisfindung von jedem Mitarbeiter nachvollzogen werden. Kommt es bei der Nachkalkulation zu einem unterdurchschnittlichen Ergebnis, so kann eine Nachjustierung für künftige Kalkulationen ganz leicht umgesetzt werden.

Automatisierungsvorteile im Überblick:

Digitales Auftragsmanagement

Viele Speditionen haben bisher noch keinen Grund dafür gesehen, sich mit Tools für das Auftragsmanagement zu beschäftigen. Dabei kann ein Vertriebsunterstützungstool durchaus sinnvoll sein und für eine deutlich höhere Effizienz im Unternehmen sorgen.

Selbst wenn ihr Hauptauftragsvolumen derzeit bloß von einer Hand voll Kunden abgebildet wird, kann es hilfreich sein, für die Auftragsabwicklung ein IT-gestütztes Auftragsmanagement zu nutzen. Denn je effizienter Sie die Prozesse in Ihrer Spedition gestalten, desto besser stehen Ihre Chancen auf hohe Umsätze und Margen.

Es gibt eine Vielzahl an Möglichkeiten, um die Prozesse in Ihrem Unternehmen zu optimieren und die Potentiale vollständig auszuschöpfen. Eine Möglichkeit, um offene Aufgaben im Vertragsmanagement schneller von Ihrem Schreibtisch zu bekommen, ist es, Dokumente digital zu signieren.

Aufgaben mit Office 365 effizient verwalten,
delegieren und priorisieren

Von einer Vollautomatisierung ist man im Speditionsalltag noch ein gutes Stück entfernt.
Durch die Komplexität der Aufgaben müsste für eine vollautomatische Aufgabensteuerung Künstliche Intelligenz (KI) eingesetzt werden, welches nicht wirklich im richtigen Kosten-Nutzen-Verhältnis stünde.

Außerdem musste man im Bereich der Disposition mit KI feststellen, dass die Intuition des Menschen doch eine wichtige Rolle spielt. Gerade deshalb sollten Mitarbeiter bei der Erledigung von Aufgaben durch Tools unterstützt werden, um diese schneller erledigen zu können. Hierdurch entstehen wiederum Freiräume, damit komplexere Aufgaben fehlerfrei bearbeitet werden können.

Bei meinen ersten Berührungspunkten mit Microsoft Office 365 hat mich die Funktionsvielfalt direkt begeistert, sodass die ersten workflowgesteuerten Module, Aufgaben im SharePoint Planner und auch Outlook nicht lange auf sich haben warten lassen.

Bei Office 365 besteht die Möglichkeit, SharePoint, Outlook, Planner (Aufgabenverwaltung per Drag & Drop) und weitere Module per Flow miteinander zu verknüpfen.

Im Flow wird eine Vorlage angelegt, welche anschließend mit zusätzlichen Informationen angereichert werden kann. So kann der Mitarbeiter mit zwei Klicks eine E-Mail an einen Kunden versenden.

Hierdurch ergeben sich interessante Möglichkeiten, um ein effizientes Aufgabenmanagement zu entwickeln. Hiermit können Sie alle Vorzüge der jeweiligen Tools nutzen und nach und nach die Prozesse in Ihrem Unternehmen automatisieren.

Anhand eines Beispiels können die Vorteile einer Auftragsverwaltung mit Office 365 am besten erklärt werden:

Sie bekommen an ein zentrales E-Mail-Postfach Preisanfragen oder alternativ Anfragen zu unterschiedlichen Themengebieten.

Sobald eine E-Mail eingeht, kommen im Hintergrund die Zahnräder in Bewegung. Microsoft Flow erkennt, dass eine E-Mail eingegangen ist, und fängt an, die Folgeschritte abzuarbeiten:

Per Workflow Eingangsemails automatisch im Planner als Aufgaben erstellen

Alle neu eingegangenen E-Mails finden sich jetzt übersichtlich als Aufgabe im Planner. Hier
haben Sie die Möglichkeit, Details der Aufgabe zu bearbeiten und an das entsprechende Team zu delegieren.

Aufgaben automatisiert anlegen mit Planner und Outlook

Da alle Aufgaben auch automatisch per Workflow im SharePoint erstellt werden können, können Sie dessen Vorteile direkt nutzen, um einen noch besseren Überblick über alle Aufgaben zu erhalten und eine schnellere Bearbeitung zu gewährleisten.
Durch die Verknüpfung der verschieden Tools lässt sich der Workflow so gestalten, dass Änderungen im Planner automatisch auch im SharePoint aktualisiert werden.

Aufgabenliste


Der nächste Automatisierungsschritt besteht dann darin, dass das Kundenanliegen aus dem Betreff erkannt wird und automatisch dem richtigen Team zugeordnet wird.
Wenn ein Mitarbeiter die Aufgabe intern erledigt hat, kann ein Hinweistext für den Kunden vorgeschlagen und automatisch eine Antwort-E-Mail versendet werden.

Automatische Benachrichtigung über den Aufgabenfortschritt

Bei der Vielzahl an Aufgaben, die zeitgleich bearbeitet werden müssen, ist es für Folgeprozesse wichtig, dass man unkompliziert und schnell ein Statusupdate bekommen kann. Dass eine E-Mail hierzu manuell geschrieben werden muss, kann durch einen Flow vermieden werden.

Werden wichtige Aufgaben erledigt, so kann zuvor definiert werden, ob und wer über die Statusänderung informiert werden soll.
Die Information erfolgt über einen Workflow, der individuell gestaltet werden kann. Bei der Konfiguration der Benachrichtigungs-E-Mail kann über den Flow auf individuelle Inhalte aus den betroffenen Modulen, bspw. Planner oder SharePoint, zugegriffen werden.

Automatische Benachrichtigung über den Aufgabenfortschritt per Workflow

So kann bei der Erfassung der Aufgabe gekennzeichnet werden, dass Benachrichtigungen über Statusänderungen erwünscht sind. Sind beide Kriterien erfüllt, so wird automatisch eine Nachricht versendet, dass die Aufgabe erledigt wurde. Per Flow wird in der E-Mail ein Link erzeugt, über welchen direkt auf die erledigte Aufgabe zugegriffen werden kann. So können unkompliziert mehr Informationen abgerufen werden.

Erzeugung eines Links zum Aufrufen von Office 365 Aufgaben

Teilautomatisierte Abläufe mit Planner Onboarding von Mitarbeitern oder Kunden

Wer bereits mit Trello & Co gearbeitet hat, wird sich beim Microsoft Planner schnell zurecht finden können. Für eine bessere Projektplanung können Sie hier Kategorien von verschiedenen Aufgabenstatus bilden (z.B. Offen, in Arbeit, Fertig). Beim Planner von Office 365 gibt es die Möglichkeit, zu jeder Aufgabe individuelle Checklisten zu erstellen. In Verbindung mit Flow ist es möglich, beim Erstellen eines neuen Datensatzes im SharePoint automatisch eine neue Planner-Aufgabe zu erzeugen. Eine bestehende Planner-Aufgabe kann hier als Vorlage dienen. Demnach können alle Informationen aus dem SharePoint-Datensatz sowie aus der Planner-Vorlage für die Erstellung der neuen Aufgabe verwendet werden. Bei der Erledigung einer Aufgabe per Flow kann der darauffolgende Schritt genau definiert werden. So wird nach dem Onboarding automatisch eine neue Aufgabe benannt, der Vorgesetzte zugewiesen und eine neue Checkliste angelegt. Starten können Sie mit bestehenden Vorlagen, wodurch Sie im Handumdrehen Ihren eigenen individualisierten Workflow erstellen können.

Neue Aufgaben bei Aufgabenfortschritt dynamisch erzeugen

Die Vorlagen der Flow-Checklisten können Sie unkompliziert selbst verändern. Das Einzige, das Sie benötigen, ist ein wenig IT-Affinität, um den Workflow anzupassen. Die meisten Felder im Planner können im Workflow vordefiniert werden. Die Erledigung der Aufgabe kann als Trigger genutzt werden, um per Flow automatisiert die nächste Aufgabe zu erzeugen. Anschließend bekommt der zugewiesene Mitarbeiter eine E-Mail, dass eine neue Aufgabe ansteht. Diese kann er dann per Link öffnen und sich die Details bequem anzeigen lassen.

Aufgabendelegation bei Vertragsablauf

Vertragsverwaltung per Workflow steuern und automatisiert eine Liquiditätsplanung erstellen

Fazit

Da wo eine individuelle Erweiterung Ihrer bestehenden Systeme nicht kosteneffizient ist, kann über eine Lösung mit Office 365 nachgedacht werden. Das Auftragsmanagement mit Office 365 kann Ihnen dabei helfen, enorm viel Zeit und Mühe in der Auftragsverarbeitung zu sparen. E-Mails werden automatisch an die richtige Abteilung oder an eine einzelne Person weitergeleitet, einige Antworten können automatisch versendet werden. So werden nach und nach nicht nur die Excel-Listen, sondern auch die Zettelwirtschaft reduziert.