Vertragsverwaltung mit Office 365 SharePoint Online

“Indem wir in Ihrem Unternehmen ein Vertragsmanagement einführen, das perfekt auf Ihre individuellen Anforderungen abgestimmt ist, schaffen wir einen großen Mehrwert für Ihr Unternehmen. Sie verpassen nie mehr eine Kündigungsfrist und können Ihre Verträge von überall aufrufen und für einzelne Kollegen und Mitarbeiter freigeben.”

Ein Vertragsmanagement hilft Ihnen dabei, auf einen Blick eine Übersicht über all Ihre abgeschlossenen Verträge zu bekommen. Außerdem können Sie hier gezielt danach sortieren, wann welche Verträge gekündigt werden können, sollen oder müssen.

Im Rahmen von vielen Potentialanalysen von mittelständischen Unternehmen ist mir aufgefallen, das Verträge häufig (wenn überhaupt) per Excel überwacht werden. 

Hierdurch kommt es oft dazu, dass der richtige Kündigungszeitpunkt verpasst oder das Abschließen von Folgeverträgen verpennt wird.

Da Office 365 bereits sämtliches Bordmaterial besitzt, um Verträge vernünftig zu verwalten, zeige ich Ihnen im Folgenden, wie man in Ihrem Logistikunternehmen ein Vertragsmanagement mit SharePoint darstellen kann.

Es gibt zahlreiche Funktionalitäten, die Sie mit Excel bereits sehr gut abbilden können. Wenn es aber beispielsweise um das gezielte Erfassen und Weiterverarbeiten von Leasingverträgen geht, bietet SharePoint einige Vorteile gegenüber einer Excel-Tabelle.

Mit SharePoint Online (sowie auch mit Excel-Listen) können strukturierte Daten übersichtlich dargestellt werden. Die Grundfunktionalitäten wie Dropdown-Felder, das Filtern oder das Berechnen von Daten sind in der Anwendung sehr ähnlich. Neben einem zentralen Zugriff über das SharePoint Intranet ist das versehentliche Ändern von Daten oder Formeln weniger fehleranfällig und Nachfolgeprozesse können per Workflow automatisiert werden.

So können Sie all Ihre Leasingverträge inklusive Rabatten, Auslieferungsdatum, Laufleistung etc. übersichtlich darstellen. Treten zuvor definierte Bedingungen ein, können Sie sich per Workflow über den Vertragsstatus informieren lassen.

Außerdem können Sie sie mit einer Fahrzeugkostenkalkulation verknüpfen.

Im SharePoint gibt es die Möglichkeit, einen zentralen Dokumentenordner zu verwenden. Die dort abgespeicherten Dateien können dann mit dem Vertragsmanagement verknüpft werden, sodass Sie einen direkten Zugriff auf die Vertragsdetails haben. Durch eine eindeutige Identifikation verliert der Link auch dann nicht seine Gültigkeit, wenn die Datei innerhalb von SharePoint verschoben wird.

Ein nicht zu unterschätzender Nebeneffekt:
Mit der Erfassung aller laufenden Kosten haben Sie die Voraussetzung geschaffen, um per Knopfdruck alle relevanten Zahlen zu erhalten, die für eine Liquiditätsplanung / Kapitalbedarfsplanung notwendig sind.

Nutzen eines Vertragsmanagement mit SharePoint

SharePoint Online

SharePoint ist ein sehr mächtiges Tool, welches aus meiner Sicht oft unterschätzt wird. Sobald Sie sich jedoch intensiver mit dem Tool beschäftigen oder das Tool professionell optimieren lassen, werden Ihnen die vielfältigen nützlichen Funktionalitäten bewusst werden.
Grundlegend können Sie diese Plattform nutzen, um Prozesse zu optimieren und um wieder Herr über die Dokumentenflut in Ihrem Unternehmen zu werden.

SharePoint Online ist eine Plattform, die nicht nur alle Funktionen bereitstellt, um effizient zu kommunizieren, sondern es außerdem ermöglicht, Ihre Prozesse zu optimieren.

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Eine herausragende Möglichkeit, um SharePoint weiter zu optimieren, ist die Automatisierung des Vertragsmanagements. Per Workflow können Sie festlegen, welche Person bzw. welche Personengruppe zu welchem Zeitpunkt Dokumente zur Bearbeitung erhalten soll. So haben Sie alle relevanten Verträge im Blick und können sich gezielt auf die kritischen Vorgänge konzentrieren.

Struktur durch individuelle Felder und Spalten schaffen

In der einfachen Variante von SharePoint kann der Benutzer beim Speichern von Dateien mit Hilfe von vordefinierten Feldern geleitet werden, um die Dateien strukturiert abzuspeichern. Um den Ablauf noch besser zu unterstützen, können die Eingabefelder zudem individuell angepasst werden.

Mit Hilfe von konfigurierbaren Spalten können Feldinhalte kombiniert oder berechnet werden. Beispielweise lässt sich mit SharePoint unkompliziert ein Vertragsmanagement aufbauen – so haben Sie alle Verträge übersichtlich auf einen Blick verfügbar. Auch hier gibt es eine übergreifende Dokumentensuche, mit der Sie innerhalb von Dokumenten nach Schlagworten suchen können.

Individuelle Formulare dank Power Apps

Wem die Gestaltung der Standardformulare nicht ausreicht, kann diese mit Hilfe von Power Apps weiter anpassen. Power Apps bietet nicht nur den Vorteil, dass Sie die Formulare individuell designen können, sondern ermöglicht es außerdem, dass beim Verlassen von definierten Feldern individuelle Aktionen ausgelöst werden. So können Sie Aktionen definieren, wie beispielsweise, dass der Formularhintergrund rot eingefärbt werden soll, wenn eine Eingabe falsch ist oder fehlt.

Formulare

Voriger
Nächster

In der Standardansicht lassen sich einzelne Informationen bequem durch die Auswahl des gewünschten Datensatzes bearbeiten. Außerdem besteht die Möglichkeit, sich die angezeigten Feldinhalte individuell zusammenzustellen, wobei die farbliche Darstellung mit dem Hauptdesign verknüpft ist. 
Wer gerne ein individuelles Design für die Eingabemasken abbilden und eventuell auch noch komplexere Berechnungslogiken verwenden möchte, der kann dies optimal mit PowerApps realisieren.

Workflow-Optimierung

Per Workflow können Aktionen gemäß zuvor definierter Regeln ausgelöst werden. Erreicht beispielsweise ein Fahrzeug seine maximale Laufleistung oder läuft ein Leasingvertrag in drei Monaten aus, dann kann der zuständige Mitarbeiter per E-Mail darüber informiert werden. Der Mitarbeiter kann daraufhin einen Link anklicken und sich die Details der entsprechenden Aufgabe anschauen, bearbeiten oder an einen anderen Mitarbeiter delegieren.
Zudem können Sie definieren, dass der Mitarbeiter beispielsweise wöchentlich eine Erinnerung zugesendet bekommt, solange der Status des Vertrages nicht auf “verlängert” oder “gekündigt” verändert wurde. Mithilfe von sogenannten Eskalationsmails oder monatlichen Reports kann außerdem die Geschäftsleitung über den Status der Bearbeitung informiert werden.