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Ist die Digitalisierung in der Speditionswelt abgeschlossen?
Symbiose aus internem und externem Zusammenspiel
Es heißt so oft, dass mit den Jahren eine gewisse Betriebsblindheit einhergeht – und es ist wahr: Mit der Zeit wird es schwierig bis unmöglich, von außen auf das Geschehen im eigenen Unternehmen zu schauen. Ineffiziente Prozesse gelten als neutral und werden nicht mehr in Frage gestellt.
In diesen Fällen macht es Sinn, sich von einem externen Berater helfen zu lassen, der die Prozesse im Unternehmen einmal komplett umkrempelt – mit klaren Zielen: effiziente Prozesse, eine enorme Zeitersparnis im Alltag und eine deutliche Reduktion unnötiger Kosten.
Dass mit der jahrelangen Routine ineffiziente Prozesse logisch erscheinen, ist nur menschlich. Schließlich liegt es in unserer Natur, dass wir einmal Gelerntes blind verfolgen und fest eingefahrene Wege nur ungern verlassen. Denn dies bedeutet Unsicherheit und neue Herausforderungen.
Daher ist es im Zuge der digitalen Transformation umso wichtiger, einen internen Experten mit ins Boot zu holen und die Mitarbeiter an dem Digitalisierungsprozess teilhaben zu lassen.
Denn wenn ein außenstehender Experte Ungereimtheiten entdeckt, liegt es schlussendlich an Ihren Mitarbeitern, die neuen Prozesse zu verfolgen und neue Managementsysteme tatsächlich zu nutzen.
Daher geht es in der Zusammenarbeit mit einem externen Digitalisierungsexperten vor allem auch darum, wertvolle Denkanstöße zu gewinnen, sich zusammenzusetzen und gemeinsam die Abläufe zu optimieren. Hierzu müssen Sie bloß einen Mitarbeiter für einen halben Tag aus dem Alltagsgeschäft herausnehmen, um ihm die Möglichkeit zu geben, die Abläufe in Ihrem Unternehmen einmal gründlich zu überdenken.
Wenn es uns dann gemeinsam gelingt, effiziente Lösungen zu schaffen, dann werden Ihre Mitarbeiter diese neuen Prozesse schneller akzeptieren und leben – schließlich waren sie maßgeblich an der Optimierung der Prozesse beteiligt.
Wer die Möglichkeiten der Digitalisierung und die Vorteile einer digitalen Speditionslösung erkannt hat, sollte die Kernprozesse seines Unternehmens gründlich durchleuchten und die ersten Schritte in die Wege leiten. Je früher die Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen digitalisiert werden, desto schneller können Sie die Effizienz Ihrer Prozesse optimieren.
Digitalisierung in der Praxis - Ohne die eigene Mannschaft wird es nicht funktionieren
In der Praxis sieht die Umsetzung leider häufig anders aus. Oft wird ein Digitalisierungsprojekt zunächst zielstrebig und voller Begeisterung angegangen. Sobald dann komplexe Herausforderungen auftreten, scheinen die Grenzen des Möglichen erreicht zu sein. Infolgedessen wird das Digitalisierungsprojekt entweder wieder verworfen oder halbfertig, unkontrolliert und wenig erfolgversprechend eingeführt.
Ein Digitalisierungsprojekt kann jedoch nur dann erfolgreich umgesetzt werden, wenn die Verantwortlichen von Anfang an die volle Rückendeckung von der Geschäftsleitung erfahren und neben dem Tagesgeschäft ausreichend Freiheiten eingeräumt bekommen, um sich um die Digitalisierung der Prozesse zu kümmern.
Sinnvoll ist es, in kleinen Schritten vorzugehen und der Mannschaft die Gelegenheit zu geben, Vorschläge einzubringen. Werden kleine nützliche Verbesserungen schnell umgesetzt, merken die Mitarbeiter, das es sich lohnt, sich neben dem Tagesgeschäft Gedanken darüber zu machen, wie man die eigene Auftragsabwicklung effizienter gestalten kann.
Sinnhaftigkeit der Digitalisierung
Bevor Prozesse digitalisiert werden, sollte immer abgewogen werden, inwiefern dies sinnvoll ist.
Es macht keinen Sinn, ohne vorherige Einschätzung schlichtweg sämtliche Prozesse in einem Unternehmen zu digitalisieren, da das Kosten-Nutzen-Verhältnis stets betrachtet werden muss.
Denn es gibt auch Vorgänge, die einer manuellen Bearbeitung bedürfen, da sie beispielsweise besonders kritisch sind. Bei diesen Prozessen kann wiederum abgewogen werden, ob eine Teilautomatisierung möglich ist. Muss der Vorgang bspw. erst im vier Augen Prinzip kontrolliert werden, könnte man dies mit einem Workflow abbilden.
Beispielsweise kann es sein, dass ein besonders kritischer Vorgang zunächst im Vier-Augen-Prinzip geprüft werden muss, bevor die nachfolgenden Schritte eingeleitet werden. Damit diese Überprüfung nicht versehentlich übergangen wird, können dem Vorgang bestimmte Eigenschaften zugewiesen werden, wodurch die verantwortlichen Personen erinnert werden.
Alternativ
können anstelle eines bestimmten Vorgangs Stichproben zur Prüfung eingestellt
werden. Falls sich im Zuge der stichprobenartigen Überprüfung dann Aufgaben mit
einem ähnlichen Muster zur Nacharbeit häufen, kann dies ein Indiz dafür sein,
dass im System nachjustiert oder Mitarbeiter nachträglich besser geschult
werden müssen.
Oft muss erst der richtige Anstoß gegeben werden, um mit der Digitalisierung zu starten – und am besten nicht erst, wenn man bereits einen wichtigen Kunden verloren hat, weil eine andere Logistikplattform die Abwicklung schlanker abbilden konnte.
Aufgrund der durchschnittlich niedrigen Digitalisierungsquote in Deutschland hat das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) das Förderprogramm Digital-Jetzt ins Leben gerufen. Durch diese Förderung können Sie die Kosten für Ihre ersten Digitalisierungsinvestitionen auf bis zu 30% reduzieren.
Bei manchen Prozessen ist es schwer, den Mitarbeiter in der manuellen Arbeit zu entlasten, da die meiste Speditionssoftware keinen Workflow-Engine besitzt. Manchmal ist es dennoch möglich sich mit einem Workaround zu helfen.
Die Einführung von Microsoft Office 365 kann hier unter Umständen helfen, da mit überschaubarem Aufwand der integrierte Workflow-Engine einen Teil der Auftragsverarbeitungsprozesse automatisieren kann.
Die Digitalisierung steht sich selbst im Weg
Die größte Hürde der Digitalisierung ist die Digitalisierung selbst.
In den meisten Betrieben sind die Prozesse heutzutage weder vollständig digitalisiert noch vollständig analog. Das Problem besteht häufig darin, dass zwar bereits verschiedenste Software genutzt wird, diese jedoch nicht miteinander harmoniert und nicht optimal zu den Prozessen passt.
Neben den individuellen Kundenanforderungen, die in der Vergangenheit erfüllt wurden, sind auch die Systeme immer weiter gewachsen und individualisiert worden, wodurch wiederum die Komplexität im Laufe der Jahre zugenommen hat. Durch die heterogene Systemlandschaft wird es dann immer schwerer, effiziente Prozesse fehlerarm bis fehlerfrei mit den vorhandenen Anwendungen und Schnittstellen abzubilden.
Werden Themen zu komplex, ist es oft einfacher, sich erstmal doch mit Dingen zu beschäftigen, die einem leichter von der Hand gehen. Gerade in der Logistik gibt es eine sehr hohe Umsetzungskomplexität, wodurch die Prozesse für die Abwicklung deutlich schwerer zu digitalisieren sind als bei standardisierten Abläufen. Je länger sich ein Projekt hinzieht, desto extremer wird die Komplexität wahrgenommen – mit dem Ergebnis, dass die Digitalisierung weiter und weiter in die Zukunft geschoben wird.
Wird einem der Komplexitätsgrad bewusst, gilt es, stattdessen einen kühlen Kopf zu bewahren und sich über das geplante Vorhaben in Ruhe Gedanken zu machen. Hat man einen Zielzustand im Kopf, hilft es ungemein, sich mit Kollegen zu dem Thema auszutauschen. Denn aufgrund von unterschiedlichen Sichten und Erfahrungen wird die Komplexität verschieden wahrgenommen. Hierdurch kann es durchaus erfrischend und beruhigend sein zu erfahren, wie die Kollegen die Komplexität und die Herausforderungen empfinden.
