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Effiziente Unterstützung bei der Softwareauswahl für Speditionen
Die meisten Softwarehersteller richten ihre Software an den Programmanforderungen der breiten Masse von Speditionen aus, um eine möglichst große Zielgruppe ansprechen zu können. Aus diesem Grund können individuelle Anforderungen einzelner oder weniger Kunden von den Herstellern nur bis zu einem gewissen Grad umgesetzt werden.
Die Frage danach, inwiefern die richtige Software die eigenen Abläufe unterstützen kann, sollte jedoch nicht vernachlässigt werden, da sich hierdurch entscheidende Wettbewerbsvorteile ergeben.
Um so schwieriger ist es daher, die richtige Software für die eigenen Bedürfnisse zu finden.
Standardisierte Software vs. Individuelle Software
Durch die riesige Auswahl an verschiedenen Softwareherstellern sieht man häufig den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr. Begibt man sich bei Google oder Bing selbstständig auf die Suche, so findet man nicht immer die besten Anbieter für die eigene Spedition – sondern vor allem die Anbieter mit der besten Suchmaschinenoptimierung.
Die richtige Software auszuwählen, ist nicht trivial, sondern hat langfristige Auswirkungen auf Ihre Abläufe. Nicht zu vernachlässigen sind auch eventuelle Folgekosten der Wartung und Anpassung. Die Wahl einer Speditionssoftware sollte daher gut durchdacht sein.
Je besser die Software an Ihre Prozesse angepasst ist, desto geschmeidiger werden Ihre Abläufe funktionieren. Oft wird die Software daher so aufgesetzt, dass sie möglichst gut zu den bestehenden Prozessen passt. Dies hat meist den Hintergrund, dass die Vorstellung schwerfällt, eingefahrene Prozesse umzugestalten.
Bei der Entwicklung einer Software haben Herstellergrundsätzlich zwei Möglichkeiten: Entweder sie verkaufen standardisierte Softwareprozesse an eine möglichst breite Zielgruppe oder sie entwickeln individuelle Lösungen für jeden einzelnen Kunden.
Für Sie als Spediteur bieten beide Möglichkeiten ihre Vor- und Nachteile.
Eine standardisierte Speditionssoftware ist selbstverständlich günstiger. Im Gegenzug kann sie häufig verhältnismäßig schlecht an die bestehenden Prozesse angepasst werden.
Eine individualisierte Softwarelösung hat wiederum den Vorteil, dass diese perfekt auf die Unternehmensprozesse zugeschnitten ist und immer wieder angepasst werden kann. Der Nachteil hier liegt in den vergleichsweise hohen Kosten und einer relativ hohen Abhängigkeit von diesem einen Hersteller.
Bei der Auswahl Ihrer Speditionssoftware sollten Sie diese Vor- und Nachteile kennen und im Einzelfall gegeneinander abwägen können.
Vorgehensweise bei der Softwareauswahl
Im Zuge einer Studie zur Softwareauswahl bei KMU (Schönberger et al) kam das Deutsche Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz zu dem Ergebnis, dass gerade KMU vor erheblichen Herausforderungen bei der Softwareauswahl stehen.
Als Forschungsergebnis wurde festgehalten, dass die bestehenden Vorgehensmodelle, die bei der Softwareauswahl angewendet werden können, nicht speziell auf KMUs angepasst sind.
Es macht einen erheblichen Unterschied, ob eine Software bei einem internationalen Konzern oder einer mittelständischen Spedition eingeführt wird. Da die Vorgehensmodelle zur Softwareauswahl nicht speziell auf mittelständige Speditionen zugeschnitten sind, hätte die unangepasste Anwendung der Vorgehensmodelle zur Folge, dass diese eher zu einer Überforderung der Mitarbeiter führen würden, anstatt einen hilfreichen Mehrwert zu liefern.
Denn nicht nur im Automatisierungsgrad unterscheiden sich mittelständische Speditionen deutlich von Konzernen, sondern auch die täglichen Herausforderungen haben eine gänzlich andere Dimension.
Bis es eine speziell angepasste Schablone für die Projektumsetzung bzw. die Softwareauswahl in mittelständischen Unternehmen gibt, ist es in KMUs daher empfehlenswert, bestehende Vorgehensmodelle nicht als in Stein gemeißelt zu betrachten, sondern projektspezifisch entsprechend anzupassen. Link zur Studie aus 2014.
Checkliste zur Softwareauswahl
- Software-Auswahl Phasen:
- Projektinitalisierung
- IST-Analyse
- Soll-Anforderungen
- Auswahl möglicher Anbieter
- Feinauswahl einer Speditionssoftware
- Beschaffung
Primär gilt es bei der Softwareauswahl zu analysieren, inwiefern der Funktionsumfang der Software die Anforderungen Ihrer Spedition abdecken kann. Es ist von entscheidender Bedeutung, eine Softwareanschaffung nicht kurzfristig und unbedacht übers Knie zu brechen. Denn eine falsche Entscheidung kann bei manchen Unternehmen eine erhebliche Schieflage hervorrufen.
Um herauszufinden, welche Software am besten zu Ihren Anforderungen passt, eignet sich eine strukturierte Vorgehensweise, bei der die Auswahlkriterien nach Ihren eigenen Präferenzen gewichtet werden. “Must-have”-Kriterien wird hierbei eine höhere Bedeutung bei der Eingrenzung der richtigen Speditionssoftware zugeordnet. Hierdurch wird die Auswahl schneller reduziert und Sie können sich gezielt auf eine engere Auswahl möglicher Anbieter konzentrieren.
Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die Faktoren, die Sie bei der Softwareauswahl berücksichtigen sollten:
- Amortisationsdauer
- Bindung an den Hersteller
- Soll-Anforderungen
- Cloud Produkt
- Modulumfang
- (Dispo, Personalverwaltung, Lager, Zoll, Abrechnung, Fuhrpark, DMS, Vertragsmanagement, ..)
- Workflow-Fähigkeit
- Schnittstellen (Abrechnung, Datev, TMS, Outlook, .. )
- Unterschiedliche Anwender
- Anpassungsmöglichkeiten
- Unterschiedliche Views (Je Abteilung)
- Anzahl der User / Fahrzeuge
- Häufigkeit der Nutzung
- Usability
- Demo/Testszenarien/Referenzen
- Aufbau fachlichen Know-hows für eigenes Customizing
- Schulungen
Feinauswahl
Nachdem Sie sich zur Feinauswahl vorgearbeitet haben, bedarf es eines Werkzeuges, um die Auswahl noch weiter einzuschränken – und letztlich die optimale Software für Ihre Spedition auszuwählen. Hierzu bewerten Sie in Form von Schulnoten oder Punkten, inwiefern die jeweiligen Softwarelösungen Ihren herausgearbeiteten Anforderungen entsprechen.
Diejenigen Faktoren, die für Ihre Abläufe eine höhere Bedeutung haben, können Sie bei einem Punktesystem mithilfe einer prozentual höheren Gewichtung einfließen lassen.
Nach Ermittlung der tatsächlichen Kosten für die Software können Sie abwägen, ob die Kosten in einem angemessenen Verhältnis zum Nutzen stehen.
In unserem Beispiel könnte die Entscheidung zum Beispiel auch auf den 2. Platz fallen, da der 1. Platz 50 % teurer ist, allerdings nur verhältnismäßig wenige Score-Punkte besser ist.
Visualisierung der Softwareauswahl
Um die Schwerpunkte der einzelnen Softwarehersteller deutlicher zu erkennen, kann es helfen, die Ergebnisse in einem Netzdiagramm darzustellen. Hierbei werden alle Kriterien anhand Ihrer gewichteten Punktzahl grafisch dargestellt. In unserem Fall ist Softwareanbieter C sehr ausgeglichen. Dies resultiert daraus, dass die Erfüllung aller Anforderungen mit 4 Punkten (geringe Ausprägung) bewertet wurde.
Aufgrund der hohen Bewertung beim Gutschriftsverfahren bei Software A und B ziehen sich die beiden Diagramme dorthin in die Länge. Durch den orangefarbenen Ausreißer in Richtung “Transportplanung” erkennen Sie außerdem auf den ersten Blick, dass die Software A die beste Transportplanung ermöglicht.
Eine gute Software alleine reicht leider nicht aus
Um bei den Mitarbeitern eine möglichst hohe Akzeptanz für die Software zu erlangen, ist es wichtig, dass sie schon beim Projektkickoff mit einbezogen werden und den Entwicklungs- bzw. Customizing-Prozess mitverfolgen bzw. ein Stück weit beeinflussen können. Gerade Key-User können einen wichtigen Beitrag zum Projekterfolg leisten.
Mithilfe von Demoversionen und Testszenarien können Sie schnell erkennen, wo die Grenzen der Software liegen, welche Ecken und Kanten die Software mitbringt und inwiefern das System zu Ihrer Spedition passt. Hier ist es wichtig, Zeiträume zu reservieren, damit Ihre Mitarbeiter das neue System möglichst mit Echtdaten testen können.
Achten Sie außerdem darauf, dass Sie Ihre Mitarbeiter immer bei der Stange halten – also entsprechend motivieren.
Denn letztlich leisten Ihre Mitarbeiter den entscheidenden Beitrag zum Projekterfolg.
Fazit
Ihre IT und die implementierte Software können Ihnen entscheidende Wettbewerbsvorteile bringen. Neben einer höheren Transparenz und effizienteren Prozessen trägt die “richtige” Software immens zur Entlastung Ihrer Mitarbeiter bei.
Sie können sich an Checklisten orientieren und prüfen, ob die einzelnen Software-Module Ihren Anforderungen entsprechen. Oder Sie entlasten Ihren interner Projektleiter durch eine zusätzliche Unterstützung bei der Software-Auswahl. Hierfür stehe ich Ihnen gerne zur Seite.
Vereinbaren Sie jetzt ein kostenloses Erstgespräch, um Ihrem Software-Projekt einen Anstupser zu geben und die Prozesse in Ihrer Spedition nachhaltig zu verbessern.
